Qu'est-ce qu'un numéro OCN? Guide pour les organismes de bienfaisance canadiens

Que signifie le numéro OCN?

OCN est l'abréviation de Ontario Corporation Number (numéro de société de l'Ontario). Il s'agit d'un numéro unique attribué par le gouvernement de l'Ontario lorsque votre organisme est officiellement constitué en société en Ontario. Pensez-y comme à un numéro d'étudiant pour votre organisme de bienfaisance ou votre OSBL. Toute société, qu'il s'agisse d'un organisme de bienfaisance, d'un organisme sans but lucratif ou d'une entreprise, en reçoit un dès qu'elle est légalement enregistrée.

Qu'est-ce qu'un numéro OCN au Canada?

Au Canada, le terme OCN est propre à l'Ontario. Les autres provinces ont leurs propres systèmes, et les organismes de bienfaisance ou les OSBL constitués au niveau fédéral reçoivent plutôt un numéro de société fédéral. Mais si vous vous constituez en société en Ontario, c'est l'OCN qui identifie votre organisme dans les registres provinciaux.

Si votre organisme de bienfaisance ou votre OSBL est constitué au fédéral mais prévoit exercer ses activités en Ontario, vous devrez procéder à une immatriculation extraprovinciale. Après cela, un numéro de société de l'Ontario vous sera également attribué, même si votre constitution originale était fédérale. Cela permet au gouvernement de l'Ontario de faire le suivi de votre organisme dans ses propres registres.

Équivalents de l'OCN dans les différentes provinces canadiennes

L'OCN est propre à l'Ontario. Chaque province et le gouvernement fédéral utilisent leur propre système de suivi des sociétés. Si votre organisme de bienfaisance exerce ses activités dans plusieurs provinces, vous pouvez détenir plus d'un identifiant simultanément.

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Note pour les organismes québécois : Si votre organisme est constitué au Québec (sous la Loi sur les compagnies ou la Loi sur les sociétés par actions) et souhaite exercer ses activités en Ontario, vous devrez obtenir un OCN par voie d'immatriculation extraprovinciale auprès du gouvernement de l'Ontario, en plus de conserver votre NEQ au Québec.

À quoi ressemble un numéro OCN?

Un OCN est un numéro à 7 chiffres, sans lettres ni caractères spéciaux. Il ressemble généralement à ceci : 1234567.

Votre OCN apparaît sur les documents officiels du gouvernement de l'Ontario aux endroits suivants :

• Dans le coin supérieur droit de vos statuts constitutifs
• Sur le certificat de constitution délivré par le gouvernement de l'Ontario
• Dans le rapport de profil de la société du Registre des entreprises de l'Ontario
• Sur la confirmation de la déclaration initiale après la constitution
• Sur les avis de confirmation de déclaration annuelle
• Sur les formulaires d'avis de modification lorsque vous mettez à jour vos renseignements corporatifs

Il est important de ne pas confondre votre OCN avec d'autres numéros :

• OCN : 7 chiffres (p. ex., 1234567)
• Numéro d'entreprise (NE) : 9 chiffres (p. ex., 123456789)
• Numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance : 9 chiffres + RR0001 (p. ex., 123456789RR0001)

L'OCN est-il identique au NE?

Non, l'OCN n'est pas identique au NE. Le NE, ou numéro d'entreprise, est délivré par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le NE est utilisé pour des questions comme les impôts, la paie et la demande de statut d'organisme de bienfaisance. L'OCN, quant à lui, sert uniquement à faire le suivi de votre constitution en société en Ontario.

Voici un moyen facile de s'en souvenir :

• OCN = identifiant de société provinciale en Ontario
• NE = identifiant fiscal de l'Agence du revenu du Canada

De nombreux organismes de bienfaisance et OBNL possèdent les deux numéros. Vous obtenez l'OCN lorsque vous vous constituez en société ou vous immatriculez en Ontario, et vous obtenez le NE lorsque vous vous inscrivez à des programmes comme la TPS/TVH ou que vous faites une demande pour devenir un organisme de bienfaisance enregistré.

Pour plus de détails sur le processus d'enregistrement complet, consultez notre guide sur la façon d'enregistrer un organisme de bienfaisance en Ontario.

OCN, NE et numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance : comparaison rapide

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Quel est mon numéro de société de l'Ontario?

Votre numéro de société de l'Ontario se trouve généralement sur les documents de constitution officiels que vous recevez après l'enregistrement de votre OBNL ou organisme de bienfaisance auprès du gouvernement de l'Ontario. Il est souvent indiqué sur vos statuts constitutifs, ou sur tout rapport de profil de la société ou avis de modification que vous pourriez recevoir.

Si votre organisme est constitué au fédéral et que vous avez procédé à une immatriculation extraprovinciale en Ontario, votre OCN sera inclus dans les documents de confirmation fournis après la fin de cette immatriculation.

Si vous ne trouvez pas votre OCN, vous pouvez :

• Le rechercher dans le Registre des entreprises de l'Ontario en ligne
• Communiquer avec ServiceOntario pour obtenir de l'aide
• Demander à votre avocat ou comptable s'il vous a aidé lors de la constitution ou de l'immatriculation

Comment trouver votre numéro OCN : guide étape par étape

Si vous avez égaré votre OCN ou si vous devez le vérifier, voici comment le retrouver :

Méthode 1 : Vérifier vos documents de constitution

1. Repérez vos statuts constitutifs ou votre certificat de constitution
2. Cherchez dans le coin supérieur droit ou près du nom de l'organisme
3. L'OCN est le numéro à 7 chiffres clairement identifié comme « Numéro de société » ou « OCN »

Méthode 2 : Utiliser le Registre des entreprises de l'Ontario en ligne

1. Rendez-vous sur le Registre des entreprises de l'Ontario
2. Cliquez sur « Rechercher une entreprise »
3. Entrez le nom légal exact de votre organisme tel qu'il figure sur les documents officiels
4. Consultez les résultats de la recherche
5. Votre OCN apparaîtra dans le rapport de profil de la société

Méthode 3 : Communiquer avec ServiceOntario

1. Composez le 1-800-361-3223 (sans frais en Ontario)
2. Fournissez le nom légal et l'adresse de votre organisme
3. Le personnel pourra rechercher votre OCN dans leur système
4. Ayez votre pièce d'identité en main pour confirmer votre autorisation d'accéder à ces renseignements

Méthode 4 : Vérifier la confirmation de votre déclaration annuelle de l'Ontario

1. Repérez la déclaration annuelle la plus récente que vous avez déposée auprès du gouvernement de l'Ontario
2. L'OCN figure sur l'avis de confirmation
3. Cet avis est généralement envoyé par courriel ou par courrier après le dépôt de votre déclaration annuelle

Si vous êtes constitué au fédéral :

Si votre organisme de bienfaisance ou OBNL est constitué au fédéral, vous devez vérifier si vous avez effectué une immatriculation extraprovinciale en Ontario. Si c'est le cas, votre OCN figurera sur les documents de confirmation de l'immatriculation extraprovinciale provenant de l'Ontario.

Pourquoi l'OCN est-il important?

Les organismes de bienfaisance et les OBNL utilisent l'OCN pour :

• Mettre à jour leurs renseignements dans le Registre des entreprises de l'Ontario
• Déposer des modifications comme la mise à jour des administrateurs ou des adresses
• Prouver leur identité juridique lors d'une demande de subvention ou de l'ouverture d'un compte bancaire

Il est important de conserver ce numéro à portée de main et de l'utiliser correctement, notamment si vous faites une demande d'enregistrement d'organisme de bienfaisance ou si vous travaillez avec le gouvernement.

En résumé, un numéro OCN est comme une pièce d'identité personnelle pour votre OBNL ou votre organisme de bienfaisance s'il est constitué ou immatriculé en Ontario. Il n'est pas identique à votre numéro fiscal (NE), et vous en aurez besoin pour les dossiers gouvernementaux et les formulaires. Même les organismes constitués au fédéral recevront un OCN s'ils s'immatriculent pour exercer leurs activités en Ontario. Garder ce numéro à jour vous aidera à rester en conformité et bien organisé à mesure que votre organisme se développe.

Votre clé d'entreprise du REO : ce que c'est et pourquoi vous en avez besoin

Pour déposer tout document en utilisant votre OCN dans le Registre des entreprises de l'Ontario (REO) — notamment les déclarations annuelles, les avis de modification ou les mises à jour des administrateurs — vous avez également besoin d'une clé d'entreprise (Company Key). Il s'agit d'un code d'accès distinct attribué par le gouvernement de l'Ontario qui autorise les utilisateurs à gérer le profil REO de leur organisme. Pensez-y comme au mot de passe corporatif de votre organisme auprès du gouvernement de l'Ontario — quiconque le détient peut modifier vos dossiers officiels au REO. Il convient donc de le traiter avec le même niveau de sécurité qu'un identifiant bancaire. 

Règles relatives à la clé d'entreprise selon la date de constitution :

• Constitué le 19 octobre 2021 ou après : Votre clé d'entreprise vous est envoyée automatiquement avec vos documents de constitution.
• Constitué avant le 19 octobre 2021 : Vous devez demander votre clé d'entreprise au Ministère. Elle sera envoyée à votre adresse courriel ou postale inscrite au dossier.

Votre clé d'entreprise n'est pas la même que votre OCN. L'OCN identifie votre organisme dans les registres provinciaux. La clé d'entreprise est un identifiant d'accès au système de dépôt du REO. Conservez les deux en lieu sûr avec vos documents corporatifs.

⚠️ Vous avez perdu votre clé d'entreprise? Communiquez avec ServiceOntario au 1-800-361-3223. Ne partagez jamais votre clé d'entreprise publiquement — il s'agit d'un identifiant d'accès sécurisé qui donne un contrôle administratif complet sur le dossier de votre organisme au Registre des entreprises de l'Ontario.

Pour un aperçu complet de la clé d'entreprise et de son lien avec votre OCN, consultez notre guide dédié : Clé de société de l'Ontario : ce que c'est et comment les organismes de bienfaisance l'obtiennent.

Quand avez-vous besoin de votre numéro OCN?

On vous demandera votre OCN dans ces situations courantes :

Dépôts auprès du gouvernement provincial

• Dépôt de votre déclaration annuelle de l'Ontario (obligatoire chaque année)
• Soumission d'un avis de modification lors de changements d'administrateurs, de dirigeants ou d'adresses
• Mise à jour de vos statuts constitutifs (p. ex., changement de nom)
• Dissolution ou continuation de votre société

Opérations bancaires et financières

• Ouverture d'un compte bancaire d'entreprise en Ontario
• Demande de prêts ou de facilités de crédit
• Mise en place de comptes marchands ou de traitement des paiements

Financement et subventions

• Demande de subventions ou de programmes de financement du gouvernement de l'Ontario
• Demandes auprès de la Fondation Trillium de l'Ontario
• Demandes de financement de programmes municipaux ou provinciaux

Aspects juridiques et conformité

• Signature de contrats ou d'ententes au nom de l'organisme
• Preuve du statut juridique de la société
• Réponse à la correspondance gouvernementale
• Travaux avec des avocats ou des comptables sur des questions corporatives

Activités extraprovincie

• Si vous êtes une société fédérale, vous avez besoin de votre OCN pour prouver que vous êtes immatriculé pour exercer vos activités en Ontario
• Démonstration de la conformité avec le droit des sociétés de l'Ontario

Processus d'enregistrement d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC

Lorsque vous faites une demande de statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC, vous devrez fournir votre OCN (ou votre numéro de société fédéral) dans votre dossier de demande. La Demande d'enregistrement d'un organisme de bienfaisance de l'ARC exige une preuve de constitution, et votre OCN figure sur vos statuts constitutifs. L'OCN en lui-même ne garantit pas le statut d'organisme de bienfaisance — il s'agit d'un processus d'approbation fédéral distinct administré par l'ARC. Pour un aperçu complet, consultez notre guide sur la façon d'enregistrer un organisme de bienfaisance au Canada.

Erreurs courantes à éviter avec les numéros OCN

D'après notre expérience auprès de centaines d'organismes de bienfaisance ontariens, l'erreur la plus courante liée à l'OCN que nous rencontrons est celle de fondateurs qui soumettent leur NE sur des formulaires provinciaux — une simple confusion qui cause des retards inutiles au Registre des entreprises de l'Ontario.

Erreur 1 : Confondre l'OCN avec le numéro d'entreprise (NE)

De nombreuses personnes utilisent leur NE alors qu'elles devraient utiliser leur OCN, ou vice versa. À retenir : les formulaires du gouvernement de l'Ontario nécessitent votre OCN, tandis que les formulaires de l'ARC nécessitent votre NE.

Erreur 2 : Croire que votre OCN change

Votre OCN reste le même pendant toute la durée de vie de votre organisme. Il ne change pas lorsque vous mettez à jour votre nom, votre adresse ou vos administrateurs.

Erreur 3 : Utiliser l'OCN pour les reçus fiscaux pour dons

Lorsque vous émettez des reçus pour dons, vous avez besoin de votre numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance (et non de votre OCN ou de votre NE). Le numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance se termine par RR0001.

Erreur 4 : Oublier l'immatriculation extraprovinciale

Si vous êtes constitué au fédéral, vous pourriez croire que vous n'avez pas besoin d'un OCN. Cependant, si vous exercez vos activités en Ontario, vous devez procéder à une immatriculation extraprovinciale et vous recevrez un OCN. Cet OCN est un identifiant propre à l'Ontario pour les besoins de votre immatriculation extraprovinciale — il est secondaire à votre constitution fédérale et ne la remplace pas. 

Erreur 5 : Ne pas mettre à jour les renseignements liés à l'OCN

Lorsque vos administrateurs changent ou que votre adresse est mise à jour, vous devez déposer un avis de modification auprès du gouvernement de l'Ontario en utilisant votre OCN. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités ou une dissolution administrative.

⚠️ Risque de dissolution administrative

Si un organisme de bienfaisance ou un OBNL omet de produire sa déclaration annuelle de l'Ontario en utilisant son OCN, le gouvernement de l'Ontario peut procéder à la dissolution administrative de la société.

Une société dissoute perd son statut juridique — elle ne peut plus conclure de contrats, détenir des actifs, employer du personnel ni conserver son enregistrement d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC. La reconstitution d'une société ontarienne dissoute nécessite une demande distincte et des frais gouvernementaux supplémentaires.

Pour éviter la dissolution : produisez votre déclaration annuelle chaque année dans les six mois suivant la fin de votre exercice financier par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario. Voir : Exigences de déclaration annuelle pour les organismes de bienfaisance canadiens.

Erreur 6 : Supposer que vous n'avez plus besoin de votre OCN après avoir obtenu le statut d'organisme de bienfaisance

Même après être devenu un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC, vous devez toujours maintenir votre statut de société ontarienne et produire des déclarations annuelles en utilisant votre OCN. Le statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC et le statut de société ontarienne sont deux obligations distinctes.

Conclusion

Un numéro OCN est comme une pièce d'identité personnelle pour votre OBNL ou votre organisme de bienfaisance s'il est constitué ou immatriculé en Ontario. Il n'est pas identique à votre numéro fiscal (NE) ni à votre numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance, et vous en aurez besoin pour les dossiers et formulaires gouvernementaux. Même les organismes constitués au fédéral recevront un OCN s'ils s'immatriculent pour exercer leurs activités en Ontario.

L'OCN est un numéro permanent à 7 chiffres qui identifie votre organisme dans les registres provinciaux de l'Ontario. Vous l'utiliserez pour les déclarations annuelles, la mise à jour des renseignements corporatifs, l'ouverture de comptes bancaires et la preuve de votre statut juridique. Garder ce numéro à jour vous aidera à rester en conformité et bien organisé à mesure que votre organisme se développe.

Pour plus d'informations sur le portrait complet de la conformité, consultez notre guide sur la conformité à la LONBLOP pour les OBNL ontariens.

Besoin d'aide pour votre organisme de bienfaisance ou votre OBNL en Ontario?

Comprendre les numéros corporatifs, les exigences d'enregistrement et la conformité continue peut s'avérer complexe. Nos avocats spécialisés en droit des organismes de bienfaisance au B.I.G. Charity Law Group aident les organismes de bienfaisance et les OBNL ontariens dans les domaines suivants :

• Constitution provinciale et fédérale
• Immatriculation extraprovinciale
• Demandes d'enregistrement d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC
• Dépôt de déclarations annuelles et conformité
• Gouvernance d'entreprise et rédaction de règlements administratifs
• Conformité à la LONBLOP et transitions

Prêt à commencer ou vous avez des questions sur votre OCN? Réservez une consultation gratuite avec notre équipe d'avocats spécialisés en droit des organismes de bienfaisance.

Questions fréquemment posées sur les numéros OCN

Ai-je besoin d'un OCN si je suis constitué au fédéral?

Si vous exercez vos activités en Ontario, oui. Les organismes constitués au fédéral doivent procéder à une immatriculation extraprovinciale en Ontario, ce qui donne lieu à l'attribution d'un OCN. Cet OCN est un identifiant propre à l'Ontario délivré aux fins de l'immatriculation extraprovinciale — il est secondaire à votre numéro de société fédéral et ne le remplace pas. 

Mon numéro OCN peut-il changer?

Non. Votre OCN est permanent et reste associé à votre organisme pendant toute son existence. Il ne change pas lorsque vous mettez à jour votre nom, votre adresse ou d'autres renseignements corporatifs.

Quelle est la différence entre un OCN et un numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance?

Un OCN est votre identifiant de société provinciale en Ontario (7 chiffres). Un numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance est votre identifiant d'émission de reçus fiscaux pour dons auprès de l'ARC (9 chiffres + RR0001). Vous pouvez avoir les deux.

Ai-je besoin d'un OCN pour faire une demande de statut d'organisme de bienfaisance?

Pas directement. Vous devez d'abord vous constituer en société (soit provincialement en Ontario, soit au fédéral), ce qui vous donne un OCN ou un numéro de société fédéral. Vous pouvez ensuite faire une demande de statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC.

Combien de temps faut-il pour obtenir un OCN?

Si vous vous constituez en société en ligne par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario, vous recevez généralement votre OCN immédiatement ou dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Les demandes papier peuvent prendre de 2 à 4 semaines.

Que se passe-t-il si mon OCN est absent de mes documents de constitution?

Si vous ne trouvez pas votre OCN sur vos statuts constitutifs, effectuez une recherche dans le Registre des entreprises de l'Ontario en utilisant le nom légal exact de votre organisme. Vous pouvez également communiquer avec ServiceOntario au 1-800-361-3223. Votre OCN est un dossier public et ne peut être supprimé.

Un OCN est-il identique à un numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance au Canada?

Non. Un OCN est émis par le gouvernement provincial de l'Ontario et identifie votre société en vertu du droit ontarien. Un numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance est émis par l'ARC et autorise votre organisme à émettre des reçus officiels pour dons aux fins de l'impôt sur le revenu. Vous devez d'abord vous constituer en société — et détenir soit un OCN, soit un numéro de société fédéral — avant de pouvoir faire une demande de statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'ARC.

Quelle est la différence entre un OCN et un numéro de société fédéral?

Un OCN est attribué par le gouvernement de l'Ontario aux organismes constitués en vertu de la LONBLOP (Loi sur les organisations à but non lucratif de l'Ontario). Un numéro de société fédéral est attribué par Corporations Canada aux organismes constitués en vertu de la LCAN (Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif).

Un organisme de bienfaisance peut-il avoir à la fois un OCN et un numéro de société fédéral?

Oui. Un organisme de bienfaisance qui s'est constitué au fédéral et a ensuite procédé à une immatriculation extraprovinciale en Ontario détiendra à la fois un numéro de société fédéral (de Corporations Canada) et un OCN (du gouvernement de l'Ontario). Ces identifiants sont distincts, utilisés pour différents territoires de compétence, et les deux doivent être maintenus par des obligations de dépôt distinctes.

Que se passe-t-il si je ne produis pas ma déclaration annuelle de l'Ontario en utilisant mon OCN?

Le défaut de produire votre déclaration annuelle de l'Ontario peut entraîner la dissolution administrative de votre société. Un organisme de bienfaisance dissous perd son statut juridique, sa capacité à conclure des contrats et peut également perdre son enregistrement auprès de l'ARC. La reconstitution d'une société dissoute nécessite une demande distincte et des frais. Produisez votre déclaration annuelle dans les six mois suivant la fin de votre exercice financier par l'intermédiaire du REO.

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