Comment déposer un avis de changement en Ontario : un guide simplifié

Si vous dirigez une entreprise ou un organisme sans but lucratif en Ontario, maintenir les renseignements de votre organisation à jour n'est pas seulement une bonne pratique — c'est une obligation légale. L'une des mises à jour importantes que vous pourriez devoir effectuer s'appelle un avis de changement. Ce guide vous expliquera ce que cela signifie, quand vous devez en déposer un et comment le faire à l'aide du Registre des entreprises de l'Ontario. Nous avons conçu ce guide pour qu'il soit facile à comprendre par tous, même si vous êtes au secondaire ou que vous débutez.

Qu'est-ce que le Registre des entreprises de l'Ontario?

Le Registre des entreprises de l'Ontario (REO) est le portail en ligne officiel du gouvernement de l'Ontario où les entreprises, les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance gèrent leurs dépôts juridiques. Par l'entremise du REO, vous pouvez enregistrer de nouveaux organismes, déposer les mises à jour requises et tenir vos dossiers d'entreprise à jour. Toutes les sociétés, associations coopératives et de nombreux organismes sans but lucratif en Ontario doivent utiliser ce système pour demeurer conformes à la loi provinciale.

Qu'est-ce qu'un avis de changement?

Un avis de changement est un formulaire juridique que vous soumettez lorsque certains renseignements concernant votre entreprise ou votre organisme sans but lucratif changent. Par exemple :

• L'adresse de votre entreprise change
• Un administrateur se joint à l'organisation ou la quitte
• Le nom de votre organisation change
• Les coordonnées sont mises à jour

Veuillez noter : la modification des objets ou des buts de votre organisation n'est pas une question relevant de l'avis de changement. Si votre organisme sans but lucratif ou de bienfaisance souhaite modifier sa mission fondamentale, cela nécessite le dépôt de statuts de modification en vertu de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL). Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, la modification des objets exige également une notification à l'Agence du revenu du Canada. Le dépôt d'un avis de changement ne mettra pas à jour vos objets constitutifs.

Si l'un de ces changements survient, vous devez en informer le gouvernement de l'Ontario. Cela se fait par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario (REO).

Comprendre l'avis de changement dans le cadre du système actuel

Depuis le 19 octobre 2021, la plupart des personnes morales sans capital-actions en Ontario sont régies par la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL). Dans le cadre du système numérique actuel du Registre des entreprises de l'Ontario, vous ne déposez pas de « Formulaire 1 » ou de « Formulaire 6 » sur papier. Vous déposez plutôt un avis de changement directement via l'interface numérique du REO. Le système n'utilise plus les anciennes désignations de formulaires qui existaient dans le cadre de l'ancien processus papier prévu par la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales.

Pour les sociétés encore régies par la Loi sur les personnes morales de l'Ontario (comme certains clubs sociaux), des règles différentes peuvent s'appliquer. Cependant, pour la grande majorité des organismes sans but lucratif et de bienfaisance en Ontario, c'est la LOSBL qui régit vos dépôts et c'est le processus numérique du REO qui s'applique.

Ce qui ne nécessite PAS un avis de changement

Vous n'avez pas besoin de déposer un avis de changement pour des mises à jour mineures comme les changements de politique interne, l'embauche de nouveaux employés, l'ouverture d'un nouveau compte bancaire ou les modifications à vos activités quotidiennes. L'avis de changement ne concerne que les renseignements d'importance juridique que le gouvernement consigne, comme les administrateurs, l'adresse du siège social enregistré et la dénomination sociale officielle.

Qui doit déposer un avis de changement?

Vous devez déposer un avis de changement si vous faites partie de l'une des entités suivantes :

• Une entreprise constituée en personne morale en Ontario (y compris les sociétés par actions et les sociétés en commandite)
• Un organisme de bienfaisance enregistré ou un organisme sans but lucratif constitué en vertu de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL)
• Tout autre organisme enregistré auprès du Registre des entreprises de l'Ontario

Dans quel délai devez-vous déposer?

Vous devez déposer l'avis de changement dans les 15 jours suivant la date à laquelle le changement est survenu. Ce délai est très important. Si vous le manquez, votre entreprise ou organisme sans but lucratif pourrait faire face à des pénalités ou même risquer d'être dissous.

Par exemple, si un administrateur démissionne le 1er juin, vous devez déposer l'avis de changement au plus tard le 16 juin. Notez la date à laquelle les changements surviennent afin de ne pas manquer le délai.

Erreurs courantes à éviter lors du dépôt

De nombreuses organisations commettent des erreurs simples qui peuvent retarder leurs dépôts ou créer des problèmes de conformité. Voici les erreurs les plus courantes à éviter :

Déposer après le délai de 15 jours : Il s'agit de l'erreur la plus fréquente. Notez immédiatement dans votre calendrier lorsqu'un changement survient afin de vous assurer de déposer à temps.

Renseignements incomplets : Assurez-vous d'avoir des renseignements complets et exacts sur tous les administrateurs, y compris leurs noms légaux complets, leurs adresses résidentielles et leurs signatures lorsqu'elles sont requises. Des renseignements incomplets entraîneront le rejet de votre dépôt.

Ne pas conserver de copies personnelles : Sauvegardez ou imprimez toujours votre page de confirmation après le dépôt. Vous pourriez en avoir besoin pour vos dossiers, vos vérifications ou vos dépôts futurs.

Oublier de mettre à jour l'ARC séparément : Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, n'oubliez pas que le dépôt auprès du REO ne met pas automatiquement à jour vos renseignements auprès de l'Agence du revenu du Canada. Vous devez mettre à jour les deux séparément pour maintenir votre statut d'organisme de bienfaisance.

Utiliser des types de formulaires incorrects : Laissez le système du REO sélectionner automatiquement votre formulaire. N'essayez pas d'utiliser des formulaires destinés à d'autres types d'organisations, car cela causera des retards de traitement.

Ce dont vous avez besoin avant de commencer

Avant de vous connecter au Registre des entreprises de l'Ontario, assurez-vous d'avoir :

• Votre numéro de société de l'Ontario (NSO) ou votre numéro d'identification d'entreprise (NIE). Celui-ci se trouve habituellement dans vos documents de constitution ou vos dépôts antérieurs.
• Vos informations de connexion à votre compte ServiceOntario
• Votre clé d'entreprise. Il s'agit d'un code unique attribué à votre société par le ministère, requis pour accéder à votre profil d'organisation dans le REO et le gérer. Sans celle-ci, vous ne pourrez pas déposer un avis de changement. Si vous n'avez pas votre clé d'entreprise, vous pouvez en faire la demande sur la page Clé d'entreprise du gouvernement de l'Ontario avant de commencer. De nombreux organismes de bienfaisance et sans but lucratif subissent des retards parce qu'ils n'ont pas encore obtenu cette clé. Clé d'entreprise security disclaimer ajouté : Veuillez noter que la clé d'entreprise est un identifiant de sécurité sensible. Elle doit être conservée dans un endroit sécurisé et ne doit être communiquée qu'aux administrateurs autorisés ou à un conseiller juridique. 
• Des renseignements exacts sur ce qui a changé, y compris les noms complets, les adresses et les dates
• Des renseignements sur vos administrateurs et dirigeants actuels

Si vous n'avez pas encore de compte ServiceOntario, vous devrez vous inscrire sur www.ontario.ca/fr/page/registre-des-entreprises-de-lontario. 

Guide étape par étape : comment déposer un avis de changement

Suivez ces étapes détaillées pour compléter votre dépôt :

Étape 1 : Connectez-vous à votre compte ServiceOntario

Rendez-vous sur le site Web du Registre des entreprises de l'Ontario à l'adresse www.ontario.ca/page/registre-des-entreprises-de-lontario. Cliquez sur « Se connecter » et entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ServiceOntario. Si vous avez activé l'authentification à deux facteurs, complétez cette étape de vérification.

Étape 1A : Ayez votre clé d'entreprise à portée de main

Avant de pouvoir apporter des modifications au profil de votre organisation, vous aurez besoin de votre clé d'entreprise. Il s'agit d'un identifiant unique attribué à votre société qui vous accorde un accès administratif pour déposer au nom de l'organisation. Si vous accédez au REO pour la première fois au nom de votre organisme de bienfaisance ou sans but lucratif, vous devrez peut-être demander cette clé auprès du ministère des Services aux entreprises et aux consommateurs. Consultez la page Clé d'entreprise du gouvernement de l'Ontario pour obtenir des instructions sur la façon d'en obtenir une. Ne sautez pas cette étape — sans la clé d'entreprise, vous ne pourrez pas poursuivre votre dépôt.

Étape 2 : Repérez votre organisation

Une fois connecté, vous verrez votre tableau de bord. Si vous gérez plusieurs organisations, vous verrez une liste. Trouvez et cliquez sur l'organisation pour laquelle vous devez déposer un avis de changement. Assurez-vous de sélectionner la bonne entité en vérifiant le numéro de société de l'Ontario.

Étape 3 : Sélectionnez « Déposer un avis de changement »

Sur la page principale de votre organisation, cherchez l'option qui indique « Déposer un avis de changement » ou « Mettre à jour les renseignements ». Cliquez sur ce bouton pour lancer le processus de dépôt. Le système chargera automatiquement le formulaire approprié pour votre type d'organisation.

Étape 4 : Passez en revue les renseignements actuels

Le formulaire affichera les renseignements actuels de votre organisation figurant au dossier. Examinez attentivement chaque section. Cela comprend votre adresse de siège social enregistré, votre adresse postale (si elle est différente), vos administrateurs et dirigeants, et la description de vos activités.

Étape 5 : Entrez les changements

Naviguez jusqu'aux sections qui doivent être mises à jour. Par exemple, si un administrateur a démissionné, allez à la section « Administrateurs ». Cliquez sur « Supprimer » ou « Modifier » à côté du nom de cette personne. Entrez la date effective de la démission (la date à laquelle elle s'est réellement produite, et non la date d'aujourd'hui).

Si vous ajoutez un nouvel administrateur, cliquez sur « Ajouter un administrateur » et remplissez ses renseignements complets, y compris son nom légal complet et son adresse résidentielle (pas de case postale).

Remarque :En vertu de la Loi sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (LOSBL), il n'y a plus d'exigence de résidence canadienne pour les administrateurs des personnes morales sans but lucratif de l'Ontario. Bien que le système du REO puisse encore demander des renseignements sur la résidence à des fins de collecte de données, la résidence canadienne n'est pas un facteur disqualifiant sur le plan juridique ni une exigence de composition du conseil pour la plupart des organismes sans but lucratif de l'Ontario en vertu de la LOSBL. Toutefois, si votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré, il doit quand même s'assurer que la composition de son conseil d'administration est conforme aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada), notamment si l'organisme est assujetti à des accords de financement provinciaux ou fédéraux spécifiques. 

Pour les changements d'adresse, mettez simplement à jour les champs de l'adresse municipale, de la ville, de la province et du code postal. Veuillez noter que le siège social enregistré (siège social) doit obligatoirement être une adresse physique en Ontario — une case postale n'est pas acceptée et entraînera le rejet de votre dépôt. L'adresse postale, quant à elle, peut être une case postale si elle diffère de l'adresse du siège social. Assurez-vous que toutes les adresses sont dans le bon format, sans abréviations. 

Étape 6 : Vérifiez tous les renseignements

Avant de soumettre, examinez attentivement tout ce que vous avez saisi. Vérifiez les fautes d'orthographe, les dates incorrectes et les renseignements manquants. Une fois soumises, les corrections peuvent nécessiter des dépôts ou des frais supplémentaires.

Étape 7 : Soumettez votre dépôt

Lorsque vous êtes certain que tout est correct, cliquez sur le bouton « Soumettre » ou « Déposer » au bas du formulaire. Le système traitera votre soumission immédiatement.

Étape 8 : Sauvegardez votre confirmation

Après la soumission, vous verrez une page de confirmation avec un numéro de dépôt et un horodatage. Il s'agit de votre preuve de dépôt. Sauvegardez cette page en format PDF ou imprimez-la pour vos dossiers. Vous devriez également recevoir un courriel de confirmation à l'adresse associée à votre compte ServiceOntario dans les quelques minutes suivantes.

Étape 9 : Mettez à jour vos dossiers internes

Assurez-vous que le livre des procès-verbaux de votre organisation et vos dossiers internes reflètent les mêmes changements que vous venez de déposer. La cohérence entre vos dépôts gouvernementaux et vos documents internes est importante pour les vérifications et la conformité juridique. 

Quels sont les frais?

La bonne nouvelle, c'est que le dépôt d'un avis de changement est gratuit pour la plupart des organisations en Ontario. Vous n'avez pas à payer de frais de dépôt lorsque vous mettez à jour vos renseignements en ligne par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario.

Cependant, si vous devez déposer par courrier ou en personne (ce qui est rare), des frais de service peuvent s'appliquer. Vérifiez toujours sur le site Web du REO pour confirmer les frais en vigueur.

Combien de temps prend le traitement?

Lorsque vous déposez en ligne par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario, votre avis de changement est traité immédiatement. Vous recevrez une confirmation instantanée que votre dépôt a été accepté, et les changements entrent en vigueur immédiatement.

Vous devriez recevoir un courriel de confirmation dans les quelques minutes suivant la soumission de votre dépôt. Ce courriel sera envoyé à l'adresse associée à votre compte ServiceOntario. Si vous ne recevez pas de confirmation dans l'heure qui suit, vérifiez votre dossier de courriers indésirables. Si vous ne le trouvez toujours pas, reconnectez-vous au REO pour vérifier que votre dépôt a bien été reçu en consultant l'historique des dépôts de votre organisation.

Vos renseignements mis à jour peuvent prendre du temps à paraître publiquement. Bien que le REO fonctionne en temps réel, ce qui apparaît dans un rapport de profil d'entreprise public est souvent sujet à un délai. Pour les organismes de bienfaisance enregistrés, il est important de comprendre qu'un dépôt provincial au REO ne met pas automatiquement à jour le portail de liste des organismes de bienfaisance de l'ARC. Il peut y avoir un délai important — potentiellement des semaines ou des mois — avant que vos renseignements mis à jour apparaissent au niveau fédéral. Si vous êtes un organisme de bienfaisance et que vous avez modifié votre adresse enregistrée, vous devriez également mettre à jour l'ARC directement.

Que se passe-t-il si vous ne déposez pas à temps?

Le non-respect du délai de dépôt de 15 jours peut avoir de graves conséquences pour votre organisation :

Pénalités pour dépôt tardif : Bien que l'Ontario ne facture pas toujours automatiquement des frais de retard pour des dépôts manqués individuels, la non-conformité répétée ou prolongée peut entraîner des pénalités allant de 200 $ à 500 $ ou plus, selon les circonstances.

Risque de dissolution : Si votre organisation omet de maintenir ses renseignements à jour pendant une période prolongée, le gouvernement de l'Ontario peut dissoudre votre société ou organisme sans but lucratif. Cela signifie que votre organisation cesserait d'exister légalement et que vous perdriez toutes les protections liées à la constitution en personne morale.

Perte du statut de bonne réputation : Les organisations non conformes ne peuvent pas obtenir de certificats de statut, qui sont souvent requis pour les opérations bancaires, les contrats, les subventions et d'autres activités commerciales. Vous ne serez pas en mesure de prouver que votre organisation est légitime.

Responsabilité juridique : Les administrateurs et les dirigeants peuvent être tenus personnellement responsables si l'organisation exerce ses activités sans être en bonne réputation. Cela signifie que vos biens personnels pourraient être à risque.

Difficulté à réintégrer le registre : Si votre organisation est dissoute, sa réintégration nécessite des dépôts supplémentaires, des frais et des démarches juridiques. Il est beaucoup plus facile de demeurer conforme dès le début.

Si vous réalisez que vous avez manqué le délai, déposez votre avis de changement dès que possible. Mieux vaut tard que jamais, et déposer rapidement peut vous aider à éviter des pénalités plus sévères.

Pourquoi le dépôt d'un avis de changement est-il important?

Le dépôt d'un avis de changement maintient votre organisation en bonne réputation auprès de la province. Cela signifie :

Protection juridique : Votre organisation conserve son statut juridique et sa protection en matière de responsabilité limitée. Sans les dépôts à jour, cette protection peut être compromise.

Accès aux services : Vous pouvez continuer à ouvrir des comptes bancaires, à demander des subventions, à conclure des contrats et à exercer vos activités normalement. De nombreux établissements exigent une preuve de bonne réputation avant de travailler avec vous.

Protection du statut d'organisme de bienfaisance : Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, le maintien de renseignements à jour auprès du REO et de l'Agence du revenu du Canada est essentiel pour conserver votre enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance. La perte du statut d'organisme de bienfaisance signifie que vous ne pouvez plus émettre de reçus de dons, ce qui peut dévaster vos efforts de collecte de fonds.

Crédibilité professionnelle : Les donateurs, les bailleurs de fonds, les partenaires et les clients font confiance aux organisations qui maintiennent une conformité juridique appropriée. Votre réputation dépend du respect de toutes les obligations de dépôt requises.

Éviter les perturbations : En déposant à temps, vous évitez le stress et les perturbations liés aux pénalités, aux procédures de dissolution ou aux dépôts d'urgence pour rétablir votre bonne réputation.

Couverture d'assurance : De nombreuses polices d'assurance exigent que votre organisation soit en bonne réputation. Le non-dépôt pourrait potentiellement annuler votre couverture.

Admissibilité aux subventions : Les subventions gouvernementales, le financement de fondations et de nombreux programmes de dons d'entreprises exigent que les demandeurs fournissent une preuve de bonne réputation. Ne pas répondre à cette exigence vous disqualifie des opportunités de financement.

Besoin d'aide pour déposer votre avis de changement?

Si vous n'êtes pas sûr de la façon de déposer ou des renseignements requis, vous pouvez :

• Appeler le Centre de contact ServiceOntario pour obtenir de l'aide technique concernant le système en ligne
• Consulter un avocat spécialisé en droit des organismes sans but lucratif ou en droit des sociétés
• Travailler avec un cabinet de services juridiques qui gère les dépôts de sociétés

Communiquez avec ServiceOntario

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec le Centre de contact ServiceOntario du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h :

• Tél. : 416-314-8880
• Sans frais : 1-800-361-3223
• ATS : 416-325-3408
• ATS sans frais : 1-800-268-7095

Conclusion

Maintenir vos dossiers à jour auprès du Registre des entreprises de l'Ontario fait partie de la gestion responsable et légalement conforme d'une organisation. Un avis de changement est facile à déposer en ligne et est gratuit pour la plupart des organisations. Rappelez-vous simplement de le déposer dans les 15 jours, et vous demeurerez en conformité et éviterez des problèmes à long terme.

Liste de vérification rapide pour le dépôt

Avant de déposer, assurez-vous d'avoir :

• Ouvert une session dans votre compte ServiceOntario
• Recueilli tous les renseignements exacts sur les changements
• Noté la date exacte à laquelle chaque changement est survenu
• Vérifié toutes les entrées pour en assurer l'exactitude avant de soumettre
• Sauvegardé votre page de confirmation pour vos dossiers
• Mis à jour votre livre des procès-verbaux interne et vos dossiers
• Défini un rappel pour mettre à jour les renseignements de l'ARC si vous êtes un organisme de bienfaisance

N'oubliez pas que les dossiers d'entreprise doivent être conservés pendant au moins six ans en vertu de la loi ontarienne; maintenez donc des fichiers organisés de tous vos dépôts et confirmations.

Besoin de l'aide d'un expert juridique?

B.I.G. Charity Law Group a aidé des milliers d'organisations à travers le Canada à demeurer conformes et à croître en toute confiance. Nous offrons des honoraires fixes et un soutien illimité tout au long du processus. Communiquez avec nous aujourd'hui pour obtenir de l'aide pour déposer votre avis de changement ou gérer d'autres mises à jour corporatives pour votre organisme sans but lucratif ou de bienfaisance.

Visitez-nous à l'adresse: www.charitylawgroup.ca

Appelez-nous au: 416-488-5888

Foire aux questions

Puis-je déposer par courrier plutôt qu'en ligne?

Oui, vous pouvez déposer par courrier, mais c'est beaucoup plus lent et peut entraîner des frais. Le dépôt en ligne par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario est instantané, gratuit et plus pratique. Les dépôts par courrier peuvent prendre plusieurs semaines à traiter. Vous devrez télécharger le formulaire approprié, le remplir à la main et l'envoyer par la poste à l'adresse fournie, avec paiement si requis.

Que faire si j'ai commis une erreur dans mon dépôt?

Si vous remarquez une erreur immédiatement après le dépôt, communiquez immédiatement avec ServiceOntario. Selon la nature de l'erreur, vous devrez peut-être déposer une correction ou un nouvel avis de changement avec les renseignements exacts. Les petites fautes de frappe dans des champs non essentiels peuvent ne pas nécessiter de correction, mais les erreurs dans les noms légaux, les adresses ou les renseignements sur les administrateurs doivent être corrigées rapidement.

Dois-je déposer si je ferme mon organisation?

La fermeture d'une organisation nécessite un processus différent appelé dissolution ou liquidation, et non un avis de changement. Vous devrez déposer des statuts de dissolution et suivre des procédures spécifiques pour mettre fin à l'existence juridique de votre organisation. Consultez un professionnel du droit pour vous assurer d'effectuer toutes les démarches nécessaires.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour mes renseignements?

Vous ne devez déposer un avis de changement que dans les 15 jours suivant un changement réel. Il n'y a pas de calendrier de routine pour ces dépôts, sauf en cas de changements. Cependant, les personnes morales sans but lucratif ont également des obligations de dépôt annuel distinctes, qui sont différentes de l'avis de changement.

Quelle est la différence entre un avis de changement et un rapport annuel?

Un avis de changement n'est déposé que lorsque des renseignements précis changent, comme les administrateurs ou l'adresse du siège social enregistré. Un rapport annuel est un dépôt de routine que certaines organisations doivent effectuer chaque année, qu'il y ait eu des changements ou non. Vérifiez si votre type d'organisation est tenu de produire des rapports annuels en plus des avis de changement.

Quelle est la différence entre un avis de changement et des statuts de modification?

Un avis de changement met à jour votre dossier public concernant les administrateurs, les dirigeants et l'adresse du siège social enregistré. Des statuts de modification sont requis pour des changements plus fondamentaux, comme la modification du nom, des objets ou de la structure de votre organisation. Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré cherchant à modifier vos objets ou buts, vous devrez également notifier l'Agence du revenu du Canada ou obtenir son approbation. N'utilisez pas un avis de changement pour ces types de mises à jour — ce ne sera pas légalement suffisant.

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