Comment les organismes de bienfaisance canadiens peuvent-ils gérer leur compte d'entreprise de l'ARC?

Chaque organisme de bienfaisance enregistré au Canada traite avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) en ligne. Cela se fait par l'entremise de Mon dossier d'entreprise, ou MDE en abrégé.

MDE est l'endroit où les organismes de bienfaisance produisent leur déclaration de renseignements annuelle, mettent à jour l'information sur leurs administrateurs et gèrent leur correspondance avec l'ARC. Bientôt, ce ne sera plus seulement pratique — ce sera obligatoire.

L'ARC a confirmé que tous les organismes de bienfaisance enregistrés devront produire leur déclaration T3010 par voie électronique via MDE à partir de 2027. À l'heure actuelle, seulement environ 30 % des organismes de bienfaisance canadiens utilisent réellement le système. Cet écart explique pourquoi il est plus important que jamais de régler l'accès à MDE dès maintenant.

Ce guide explique ce qu'est MDE, pourquoi l'accès est parfois plus difficile à obtenir qu'il ne le devrait, et comment votre organisme peut s'y inscrire concrètement.

Veuillez noter que ce guide porte exclusivement sur les obligations liées à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Les organismes de bienfaisance établis au Québec doivent également s'assurer de respecter les exigences distinctes imposées par Revenu Québec concernant leurs statuts et obligations provinciales. 

Qu'est-ce qu'un compte MDE de l'ARC?

Réponse rapide : MDE est le portail en ligne de l'ARC permettant aux entreprises et aux organismes de bienfaisance de gérer leurs comptes.

Malgré son nom, MDE n'est pas réservé aux entreprises. Tous les organismes de bienfaisance enregistrés l'utilisent également.

Grâce à MDE, un organisme de bienfaisance peut :

• Produire sa déclaration de renseignements annuelle (T3010)
• Mettre à jour l'information sur ses administrateurs, son adresse ou ses coordonnées
• Consulter la correspondance et les avis de l'ARC
• Gérer les représentants autorisés

Pensez-y comme la porte d'entrée de votre organisme vers l'ARC. Presque tout passe maintenant par là.

Pourquoi votre organisme a-t-il besoin d'un accès à MDE?

En bref : sans accès, votre organisme ne peut ni produire ses déclarations, ni les mettre à jour, ni communiquer adéquatement avec l'ARC.

Un compte d'entreprise de l'ARC est important pour trois raisons principales :

• Produire les déclarations. Les organismes de bienfaisance doivent soumettre une T3010 chaque année afin que l'ARC puisse examiner leurs finances et leurs activités.
• Mettre à jour les renseignements clés. Les nouveaux administrateurs, les changements d'adresse ou les mises à jour d'activités doivent tous être déclarés.
• Rester conforme. Des mises à jour régulières via MDE aident les organismes à éviter les pénalités ou la perte de leur statut d'organisme de bienfaisance.

L'ARC a également transféré la majeure partie de sa correspondance destinée aux organismes de bienfaisance en ligne. Cela signifie que MDE ne sert plus seulement à produire des déclarations — c'est aussi le moyen par lequel l'ARC communique avec votre organisme.

À quel point est-il difficile d'obtenir un accès à MDE?

Réponse courte : ce n'est généralement pas techniquement difficile, mais cela peut devenir compliqué si le dossier de votre organisme auprès de l'ARC n'est pas à jour.

La plupart des problèmes d'accès découlent d'une seule cause fondamentale : l'organisme n'a pas tenu l'ARC informée. Voici ce qui pose problème le plus souvent :

• Des administrateurs ont démissionné ou changé, mais l'ARC n'en a jamais été informée
• Une entrée de la T3010 concernant un administrateur comportait accidentellement une date de fin, faisant croire à l'ARC que cette personne a quitté le conseil
• L'ARC ne possède pas le numéro d'assurance sociale (NAS) d'un administrateur dans son dossier
• Personne parmi les personnes actuellement impliquées dans l'organisme n'a jamais eu d'accès en ligne
• Les administrateurs inscrits ne peuvent plus être joints

L'ARC exige le NAS d'un administrateur avant de lui accorder un accès en ligne. Sans celui-ci, cette personne se limite à un accès hors ligne, par téléphone ou par la poste.

Une précision importante : ce processus s'applique aux organismes de bienfaisance enregistrés, et non aux organismes à but non lucratif en général. Les OBNL qui ne sont pas des organismes de bienfaisance enregistrés doivent passer par la ligne des renseignements généraux aux entreprises de l'ARC, une voie beaucoup plus lente. Les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent généralement régler leurs problèmes en ligne ou lors d'un bref appel à la Direction des organismes de bienfaisance de l'ARC.

Délais habituels pour obtenir un accès à MDE

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La voie la plus simple vers l'accès

Si un administrateur actuel a déjà son NAS au dossier auprès de l'ARC, cette personne peut habituellement :

1. Se connecter à son propre compte personnel de l'ARC (ou utiliser un partenaire de connexion, comme sa banque)
2. Ajouter le numéro d'entreprise (NE) de l'organisme
3. Obtenir directement l'accès aux services MDE de l'organisme

Si quelque chose ne se déroule pas sans accroc, appelez la ligne du Service de conciergerie numérique de la Direction des organismes de bienfaisance de l'ARC au 1-800-267-2384. Cela prend habituellement environ deux minutes à régler.

Pour les avocats, comptables et consultants, l'accès passe habituellement par Représenter un client. L'organisme autorise l'IDRep du représentant à même MDE, et l'accès est accordé immédiatement.

Étapes pour configurer l'accès MDE de votre organisme

Voici le processus complet, réparti en trois étapes.

Étape 1 : Créer un compte personnel de l'ARC

Avant de pouvoir accéder au compte de votre organisme, vous devez avoir votre propre identifiant de connexion à l'ARC.

1. Rendez-vous sur la page de connexion de l'ARC et sélectionnez « Mon dossier d'entreprise ».
2. Connectez-vous avec un identifiant d'utilisateur et un mot de passe de l'ARC, ou utilisez un partenaire de connexion tel que votre banque.
3. Répondez aux questions de sécurité pour vérifier votre identité.
4. Liez votre compte personnel au numéro d'entreprise de votre organisme.

Étape 2 : Obtenir l'autorisation de l'organisme

L'accès n'est pas automatique. Une personne détenant l'autorité appropriée, habituellement un administrateur, doit autoriser formellement chaque personne qui a besoin d'un accès.

Une fois autorisée, cette personne peut se connecter et gérer directement le compte MDE de l'organisme.

Étape 3 : Savoir ce que vous pouvez faire une fois connecté

Avec l'accès accordé, un utilisateur autorisé peut :

• Consulter les dossiers financiers de l'organisme
• Produire la déclaration annuelle T3010 et d'autres formulaires requis
• Mettre à jour les renseignements sur les administrateurs, l'adresse et l'organisation

Vos responsabilités en tant qu'utilisateur autorisé

L'accès s'accompagne de véritables responsabilités, et non simplement de commodité.

• Obligation légale. Les administrateurs et dirigeants doivent s'assurer que l'organisme respecte les règles de l'ARC. Le non-respect peut entraîner une responsabilité personnelle.
• Dossiers exacts. Conservez des registres clairs de chaque soumission et mise à jour effectuée via MDE.
• Vérifications régulières. Connectez-vous périodiquement afin que les échéances et les détails du compte ne vous échappent pas.

Il vaut mieux qu'il y ait plus d'un administrateur à l'aise avec MDE. Si une seule personne y a accès et qu'elle devient injoignable, tout l'organisme peut se retrouver bloqué.

Formation gratuite de l'ARC : vidéo explicative

L'ARC propose une visite guidée officielle sur YouTube portant sur les services en ligne destinés aux organismes de bienfaisance.

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les exigences de l'ARC?

Prendre du retard sur MDE et les déclarations de l'ARC entraîne de réelles conséquences.

• Perte du statut d'organisme de bienfaisance. Des déclarations manquées ou des renseignements désuets peuvent amener l'ARC à révoquer l'enregistrement, mettant fin à votre capacité d'émettre des reçus de don.
• Pénalités financières. Le non-respect peut entraîner des amendes en plus de tout le reste.
• Atteinte à la réputation. Les donateurs et partenaires perdent confiance envers un organisme incapable de tenir ses propres déclarations en ordre.

Avec la production électronique obligatoire de la T3010 qui entrera en vigueur en 2027, les organismes qui tardent trop à régler leurs problèmes d'accès devront composer avec une véritable pression temporelle. Régler la situation dès maintenant, alors qu'aucune échéance n'est imminente, est bien plus simple que de le faire dans la précipitation l'an prochain.

Obtenez l'aide d'experts pour votre compte d'entreprise de l'ARC

Chez B.I.G. Charity Law Group, nous aidons les organismes de bienfaisance canadiens à naviguer la conformité à l'ARC en toute confiance. Des problèmes d'accès aux comptes jusqu'aux exigences de production, notre équipe peut vous aider à protéger le statut de votre organisme et à assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Contactez-nous au 416-488-5888, par courriel à dov.goldberg@charitylawgroup.ca, ou réservez une consultation gratuite.

Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un numéro d'enregistrement de l'ARC? 

Un identifiant unique attribué par l'ARC aux organismes de bienfaisance enregistrés, commençant habituellement par 10001 suivi de quatre chiffres. Il doit figurer sur tous les reçus de don officiels et dans la correspondance de l'ARC.

Quelles sanctions l'ARC peut-elle imposer aux organismes de bienfaisance? 

Les pénalités vont des lettres d'information et amendes pécuniaires à la suspension des privilèges d'émission de reçus et à la révocation complète du statut d'organisme de bienfaisance, selon la gravité.

Quelles sont les règles fiscales de base pour les organismes de bienfaisance au Canada? 

Les organismes de bienfaisance sont exonérés de l'impôt sur le revenu, mais doivent consacrer un pourcentage minimal de leurs actifs chaque année à des activités de bienfaisance, éviter les activités politiques interdites, émettre des reçus de don conformes et éviter de procurer un avantage indu à des particuliers.

Un organisme de bienfaisance peut-il posséder une entreprise à but lucratif? 

Oui, si l'entreprise soutient la mission de l'organisme ou que ses profits financent des activités de bienfaisance. Une activité commerciale non liée peut toutefois mettre en péril le statut de bienfaisance.

Quelles sont les exigences de déclaration des organismes de bienfaisance? 

Les organismes de bienfaisance doivent produire une déclaration T3010 dans les six mois suivant la fin de leur exercice financier, incluant les détails financiers, l'information sur les programmes et les données de gouvernance.

Combien de temps les organismes de bienfaisance doivent-ils conserver leurs dossiers financiers? 

Au moins six ans après la fin de l'exercice financier auquel ils se rapportent, incluant les reçus, relevés bancaires, registres de dons et procès-verbaux du conseil.

Les organismes de bienfaisance doivent-ils produire des déclarations même s'ils sont exonérés d'impôt? 

Oui. La T3010 est obligatoire chaque année, peu importe le statut d'exonération fiscale. Un manquement peut entraîner des pénalités ou la perte de l'enregistrement.

L'accès à MDE est-il obligatoire maintenant? 

Pas encore, mais il le sera d'ici 2027, lorsque l'ARC exigera que tous les organismes de bienfaisance produisent leur T3010 par voie électronique via MDE.

Les exigences de cet article s'appliquent-elles à Revenu Québec?

Non. Ce guide traite uniquement des services en ligne de l'ARC. Les organismes de bienfaisance au Québec ont des obligations distinctes envers Revenu Québec et doivent maintenir leurs dossiers provinciaux séparément.

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