Comment démarrer un organisme sans but lucratif (OBNL) en Colombie-Britannique : Guide complet

Démarrer un organisme sans but lucratif (« society ») en Colombie-Britannique implique de naviguer à travers des exigences d'enregistrement complexes et des obligations légales importantes. Nous savons à quel point il peut être difficile de comprendre le processus de constitution en personne morale des organismes à vocation caritative.

Pour démarrer un organisme sans but lucratif en Colombie-Britannique, il faut réunir au moins trois administrateurs, choisir un nom unique, rédiger des règlements administratifs, déposer les documents de constitution auprès de BC Registry Services et payer des frais de 30 $. Le processus prend de 10 à 20 jours ouvrables et donne naissance à un organisme légalement reconnu pouvant œuvrer à des fins caritatives ou communautaires.

Petit rappel : le monde des OBNL évolue constamment. La Societies Act a fait l'objet d'une refonte le 4 mai 2023. Vous trouverez un résumé des changements ici : Modifications à la Societies Act du gouvernement de la Colombie-Britannique. Ce guide porte spécifiquement sur les règles propres à la Colombie-Britannique.

Ce guide porte exclusivement sur la législation de la Colombie-Britannique et ne constitue pas un avis juridique applicable au Québec. Il ne s'applique pas aux organismes à but non lucratif du Québec, lesquels sont régis par une législation distincte, soit la Loi sur les entreprises sans but lucratif. Le terme « society », utilisé tout au long de ce guide, est une forme juridique propre à la Colombie-Britannique — l'équivalent britanno-colombien d'une association ou d'un organisme à but non lucratif — et ne correspond à aucune entité prévue par le droit québécois. 

Note : Bien que cet article utilise l'acronyme OBNL (organisme à but non lucratif) pour plus de clarté, veuillez noter que la législation québécoise utilise désormais le terme ESBL (entreprise sans but lucratif) depuis la réforme législative de 2023. 

Démarrer un OBNL en Colombie-Britannique

Votre échéancier étape par étape pour démarrer un « society » en Colombie-Britannique

Avant d'entrer dans les détails, voici à quoi ressemblera votre échéancier, du début à la fin. Comprendre cette feuille de route vous aidera à planifier votre temps et vos ressources efficacement.

Au cours des deux premières semaines, vous réunirez vos administrateurs fondateurs et rédigerez votre énoncé de mission. C'est le moment où vous aurez ces conversations importantes sur la raison d'être de votre organisme et sur ce que vous souhaitez accomplir. Prenez votre temps ici, car une mission claire facilite tout le reste.

Aux semaines trois et quatre, vous travaillerez à la rédaction de vos règlements administratifs et à la réservation du nom de votre organisme. Les règlements demandent une certaine réflexion, car ils constituent le livre de règles de votre organisation. Vous pouvez partir du modèle provincial et le personnaliser selon vos besoins. Pendant que vous travaillez sur vos règlements, vous pouvez réserver le nom choisi en ligne, ce qui le protège pendant que vous complétez vos démarches.

Les semaines cinq et six sont le moment où vous déposerez vos documents de constitution auprès de BC Registry Services. Une fois que vous aurez soumis le tout en ligne avec des frais de dépôt de 30 $, le registre examinera votre demande. La plupart des organismes reçoivent leur certificat de constitution dans un délai de 10 à 20 jours ouvrables, bien que cela puisse prendre plus de temps s'il y a des questions concernant votre nom ou vos règlements.

Aux semaines sept et huit, après avoir reçu votre certificat, vous ouvrirez un compte bancaire pour votre organisme. Apportez vos documents de constitution à la banque et assurez-vous qu'au moins deux administrateurs sont disponibles pour signer. Les banques exigent généralement deux signataires autorisés pour les comptes d'OBNL.

Si vous prévoyez présenter une demande de statut d'organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC), cela se déroule entre le troisième et le sixième mois, voire plus tard. L'ARC prend du temps pour examiner les demandes, souvent de six à douze mois, alors commencez ce processus dès que votre organisme est établi et en activité. Vous devrez démontrer un historique d'activités conformes à vos fins caritatives.

Tout au long de votre première année et chaque année par la suite, vous aurez des exigences de conformité continues. Des rapports annuels doivent être déposés auprès de BC Registry Services, des assemblées générales annuelles doivent être tenues, et des états financiers doivent être préparés. Si vous devenez un organisme de bienfaisance enregistré, vous devrez également produire des déclarations T3010 annuelles auprès de l'ARC. Notez ces dates à votre calendrier dès maintenant pour ne pas manquer d'échéances importantes.

Étape 1 : Constituer votre équipe de base — Dirigeants et administrateurs

Premièrement, il vous faut des gens pour faire tourner la machine. Voyez-le ainsi :

• Dirigeants (officers) : ce sont les gens sur le terrain, qui gèrent les opérations quotidiennes. Si vous obtenez du financement, ce sont eux qui pourraient embaucher du personnel ou des contractants.
• Administrateurs (directors) : ce sont les stratèges qui voient la vue d'ensemble. Ils fixent l'orientation et s'assurent que tout fonctionne bien.

Dans les petits OBNL, ces rôles se chevauchent souvent, et c'est tout à fait normal, surtout au démarrage, alors que les budgets sont serrés. Il vous faut au moins trois administrateurs, à moins que vous ne soyez un organisme financé par ses membres (« member-funded society »), auquel cas un seul suffit.

En vertu de la Societies Act de la Colombie-Britannique, au moins un de vos administrateurs doit résider habituellement en Colombie-Britannique. Il s'agit d'une exigence provinciale prévue à l'article 40 de la loi. Si votre organisme est un « member-funded society » et ne requiert qu'un seul administrateur, cette exigence de résidence ne s'applique pas — mais pour tous les organismes standards (non financés par leurs membres), assurez-vous qu'au moins un administrateur réside en Colombie-Britannique.

Réfléchissez à qui vous voulez faire venir. Vous voulez des gens aux compétences variées. Quelqu'un de bon avec les finances, quelqu'un qui connaît la collecte de fonds, peut-être quelqu'un avec de l'expérience en marketing. Chaque administrateur devrait apporter une valeur particulière.

Vous aurez besoin de leurs noms complets et de leurs adresses pour les documents de constitution. Et chaque administrateur doit donner son accord écrit pour assumer ce rôle. Cela n'a pas besoin d'être élaboré; une simple note disant « J'accepte d'agir à titre d'administrateur pour [nom de l'organisme] », signée et datée, suffit. Vous n'êtes pas obligé de nommer vos dirigeants au moment de la constitution.

« Society » en Colombie-Britannique ou société sans but lucratif fédérale : que choisir?

Avant de commencer le processus de constitution, vous devez décider si vous vous constituez au niveau provincial en vertu de la Societies Act de la Colombie-Britannique ou au niveau fédéral en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Ce choix influe sur vos coûts, vos exigences de gouvernance et les endroits où vous pouvez exercer vos activités.

Si votre OBNL prévoit exercer principalement ses activités en Colombie-Britannique, un « society » provincial est le choix le plus logique. Les frais de constitution ne sont que de 30 $, ce qui est nettement moins cher que la constitution fédérale. Le processus est simple, et vous pouvez tout compléter en ligne par l'entremise de BC Registry Services. La plupart des groupes communautaires, clubs sportifs et organismes de bienfaisance locaux choisissent cette voie parce qu'elle est simple et abordable.

Un « society » de la Colombie-Britannique est constitué en vertu de la Societies Act et doit se conformer à la réglementation provinciale. Vous déposerez des rapports annuels auprès du registre provincial et suivrez les règles de gouvernance de la Colombie-Britannique. Si vous souhaitez plus tard exercer vos activités dans d'autres provinces, vous pouvez vous enregistrer extraprovincialement, c'est-à-dire enregistrer votre organisme britanno-colombien dans les autres provinces où vous êtes actif. Cela ajoute quelques démarches et frais, mais c'est gérable si vous n'êtes présent que dans quelques provinces.

La constitution fédérale est logique si vous prévoyez exercer vos activités partout au Canada dès le départ. Une société à but non lucratif fédérale peut exercer ses activités dans n'importe quelle province sans enregistrement extraprovincial. La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif offre un cadre uniforme à l'échelle du pays, ce que certains organismes nationaux préfèrent. Cependant, la constitution fédérale coûte plus cher au départ et comporte des exigences de gouvernance plus complexes.

Le nombre minimal d'administrateurs pour les sociétés à but non lucratif fédérales dépend du type d'organisation. En vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (article 125), une société qui ne fait pas appel au public — c'est-à-dire qui ne reçoit pas plus de 10 000 $ en fonds publics ou en dons au cours d'un exercice financier — ne requiert qu'un seul administrateur. Une société qui fait appel au public, c'est-à-dire qui reçoit des dons publics ou du financement gouvernemental au-delà de ce seuil, doit compter au moins trois administrateurs, dont au moins deux qui ne sont ni dirigeants ni employés de la société. La plupart des organismes de bienfaisance sollicitant des dons du public seront considérés comme faisant appel au public et devront donc compter au moins trois administrateurs au niveau fédéral.

Les différences en matière de gouvernance comptent également. Les OBNL fédéraux suivent les règles de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, qui comporte des exigences précises concernant les assemblées des membres, le vote et la tenue de dossiers. Les « societies » de la Colombie-Britannique suivent la Societies Act, qui a des règles différentes, notamment en ce qui concerne les structures financées par les membres par rapport à celles qui ne le sont pas. Vous devrez comprendre quel ensemble de règles convient le mieux à votre organisation.

Pour la plupart des groupes qui démarrent en Colombie-Britannique, nous recommandons la constitution provinciale à titre de « society ». C'est moins cher, plus simple, et tout à fait adéquat si vous vous concentrez sur le service à votre communauté locale. Vous pourrez toujours prendre de l'expansion plus tard, si nécessaire. Si vous prévoyez des activités nationales dès le premier jour, ou si vous établissez une antenne d'une organisation nationale, la constitution fédérale pourrait valoir le coût et la complexité additionnels. Pour plus d'information sur l'enregistrement d'un OBNL fédéral en Colombie-Britannique, consultez notre guide sur l'enregistrement extraprovincial des OBNL fédéraux en Colombie-Britannique.

Étape 2 : Choisir et réserver le nom de votre organisme

Votre nom est votre première impression, alors faites-le compter. Voici comment procéder :

• Rendez-le unique : faites une recherche rapide sur Google pour vous assurer que personne d'autre ne l'utilise. Vous ne voulez aucune confusion.
• Rendez-le descriptif : votre nom devrait donner une idée de ce que fait votre organisme. Si vous êtes un groupe d'ornithologie amateur, incluez des mots comme « oiseaux » ou « nature ».
• Terminez-le correctement : votre nom doit se terminer par « Society », « Association » ou « Club ». Ce sont les règles.
• Attention aux mots restreints : certains mots, particulièrement ceux liés au gouvernement, aux hôpitaux ou à des lieux géographiques, peuvent nécessiter des approbations supplémentaires. Pour être prudent, appelez le registraire provincial au 1-877-526-1526. On pourra vous dire si vous avez besoin de permissions spéciales.

Une fois que vous avez quelques noms qui vous plaisent, vous pouvez en réserver un en ligne. Cela coûte de petits frais, alors ayez votre carte de crédit à portée de main. Vous pouvez aussi le faire par la poste ou en personne dans un centre Service BC, mais cela prendra plus de temps.

Étape 3 : Définir la mission de votre organisme

Pendant que vous attendez l'approbation de votre nom, clarifiez la raison d'être de votre organisme. Rédigez-la sous forme d'un « énoncé de mission ». C'est un résumé rapide de ce que vous représentez.

Par exemple :

• « Promouvoir les intérêts des personnes âgées passionnées d'ornithologie dans la région de North Vancouver. »
• « Offrir une ligue de balle molle amateur pour les enfants du primaire à Saanich. »
• « Encourager et favoriser la possession responsable d'animaux exotiques dans le Lower Mainland de la Colombie-Britannique. »

Si vous avez besoin de plus d'une phrase pour l'expliquer, c'est tout à fait correct. Assurez-vous simplement que c'est clair et précis.

Étape 4 : Rédiger les règlements administratifs de votre organisme

Considérez vos règlements administratifs comme le livre de règles de votre organisme. Ils couvrent tout, depuis l'adhésion des membres jusqu'à la tenue des réunions.

Voici ce qu'ils devraient inclure :

• Les droits et obligations des membres.
• La façon dont les administrateurs sont élus (et s'ils sont rémunérés).
• La façon dont l'organisme gère son argent (peut-il emprunter?).
• La façon dont les réunions se déroulent.

Le registraire provincial fournit un modèle de règlements, qui constitue un excellent point de départ. Mais vous voudrez probablement les adapter aux besoins particuliers de votre organisme.

Rappelez-vous que vous pouvez toujours modifier vos règlements plus tard, mais cela demande du temps, des efforts et l'approbation de vos membres. Et des frais pourraient s'appliquer. Il est donc préférable de bien les rédiger dès le départ.

Assurez-vous aussi de bien comprendre la différence entre les organismes financés par leurs membres et ceux qui ne le sont pas. Cela aura une incidence sur les règles que votre organisme devra suivre. [Gouvernement de la C.-B. — Organismes financés par leurs membres]

Comprendre les organismes financés par leurs membres et ceux qui ne le sont pas

La Colombie-Britannique possède une particularité unique dans sa Societies Act que les autres provinces n'ont pas. Vous devez choisir si votre organisme sera financé par ses membres ou non, et ce choix a une incidence importante sur votre structure de gouvernance.

Un organisme financé par ses membres (« member-funded society ») est un organisme où les membres fournissent la majorité du financement au moyen de cotisations, de frais d'adhésion ou de cotisations spéciales. Pensez à un club sportif où les membres paient des frais annuels, ou une association professionnelle où les membres paient des cotisations. Dans un organisme financé par ses membres, ceux-ci ont plus de contrôle parce qu'ils sont les principaux bailleurs de fonds. Ces organismes peuvent n'avoir qu'un seul administrateur, bien que la plupart choisissent d'en avoir plus. Les membres de ces organismes ont généralement des droits de vote solides et un mot à dire direct dans la gestion de l'organisation.

Un organisme non financé par ses membres est un organisme dont le financement provient principalement de sources autres que les cotisations des membres. Cela inclut les dons, les subventions, les activités de collecte de fonds, les contrats gouvernementaux ou les revenus de placement. La plupart des organismes de bienfaisance et des organismes de services communautaires ne sont pas financés par leurs membres, car ils dépendent de dons et de subventions plutôt que de cotisations. Ces organismes doivent compter au moins trois administrateurs, et les règles de gouvernance sont plus structurées afin d'assurer une reddition de comptes envers le public plutôt qu'envers les seuls membres.

Comment déterminer quelle structure convient à votre organisation? Réfléchissez à votre modèle de financement. Si vous dirigez un club où les membres paient des frais substantiels qui constituent votre principale source de revenus, vous êtes probablement financé par vos membres. Si vous prévoyez solliciter des dons du public, demander des subventions et offrir des services gratuits ou à faible coût, vous n'êtes probablement pas financé par vos membres.

Cette distinction touche plus que le nombre d'administrateurs. Les organismes financés par leurs membres ont des règles différentes concernant les assemblées des membres, le vote et la divulgation financière. Les organismes non financés par leurs membres ont des exigences de transparence plus strictes, car ils sollicitent souvent des dons publics ou demandent le statut d'organisme de bienfaisance. Si vous prévoyez devenir un organisme de bienfaisance enregistré plus tard, vous devrez presque certainement ne pas être financé par vos membres, puisque les organismes de bienfaisance reçoivent généralement des dons du public.

Vous pouvez changer de catégorie plus tard si votre modèle de financement change, mais cela nécessite de modifier vos règlements et de déposer un avis auprès de BC Registry Services. Il est plus simple de choisir la bonne structure dès le départ. Si vous n'êtes pas certain, la plupart des organisations optent par défaut pour le statut non financé par les membres, car cela offre plus de flexibilité et est requis pour obtenir le statut d'organisme de bienfaisance.

Vos règlements doivent indiquer clairement quel type d'organisme vous êtes. C'est l'une des dispositions requises dans vos règlements, et le registre vérifie ce point lors de l'examen de votre demande de constitution. Assurez-vous que vos règlements correspondent à votre choix et incluent toutes les dispositions requises pour votre type d'organisme.

Responsabilités et responsabilité civile des administrateurs : ce à quoi vous vous engagez

Avant de finaliser votre liste d'administrateurs, assurez-vous que tout le monde comprend ce à quoi ils s'engagent. Être administrateur d'un OBNL en Colombie-Britannique comporte de réelles responsabilités et des risques de responsabilité civile potentiels. Il est important d'aborder cela les yeux grands ouverts.

Les administrateurs ont des obligations fiduciaires, un terme juridique signifiant qu'ils doivent faire passer les intérêts de l'organisme avant les leurs. Cela signifie prendre des décisions qui profitent à l'organisme et à ses fins, et non des décisions qui profitent personnellement aux administrateurs. Si un administrateur a un conflit d'intérêts, il doit le divulguer et souvent s'abstenir de voter sur cette question.

La norme de diligence exigée des administrateurs consiste à agir honnêtement et de bonne foi dans l'intérêt supérieur de l'organisme, et à exercer le soin, la diligence et la compétence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables. Cela ne signifie pas que les administrateurs doivent être des experts en tout, mais cela signifie qu'ils doivent porter attention, poser des questions et prendre des décisions éclairées.

Risques de responsabilité personnelle

Des risques de responsabilité personnelle existent pour les administrateurs dans certaines situations. Bien que l'organisme lui-même protège habituellement les administrateurs contre la responsabilité pour les activités ordinaires, les administrateurs peuvent être personnellement responsables dans des cas précis :

• Les retenues à la source non versées, comme l'impôt sur le revenu des employés et les cotisations au RPC.
• La TPS/TVH que l'organisme a perçue mais n'a pas remise au gouvernement.
• Les violations environnementales si l'organisme possédait une propriété contaminée.

Ces responsabilités statutaires précises transpercent la protection de la personne morale.

Les administrateurs peuvent aussi être responsables s'ils manquent à leurs obligations fiduciaires, c'est-à-dire s'ils agissent frauduleusement, malhonnêtement ou avec négligence grave. Si un administrateur vole l'organisme ou prend délibérément des décisions qui nuisent à l'organisation, il peut être poursuivi personnellement et tenu responsable des dommages.

Protection par assurance et gouvernance

Une protection par assurance et une saine gouvernance est disponible et importante. La plupart des organismes devraient souscrire une assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants, souvent appelée assurance « D&O ». Cette assurance couvre les frais de défense juridique et les dommages si des administrateurs sont poursuivis. Ce n'est pas particulièrement coûteux pour les petits OBNL — souvent seulement quelques centaines de dollars par année — et cela procure une tranquillité d'esprit aux administrateurs.

Les clauses d'indemnisation dans vos règlements offrent une autre couche de protection. Ces clauses stipulent que l'organisme paiera pour la défense juridique d'un administrateur s'il est poursuivi pour des gestes posés de bonne foi dans l'exercice de ses fonctions. Combinées à l'assurance, elles rendent le risque gérable pour les administrateurs qui agissent correctement.

Nombre minimal d'administrateurs et exigences de résidence

Le nombre minimal d'administrateurs requis dépend du fait que vous soyez financé par vos membres ou non. Comme nous l'avons vu plus tôt, les organismes non financés par leurs membres doivent compter au moins trois administrateurs. Les organismes financés par leurs membres n'en ont besoin que d'un seul, bien que la plupart choisissent d'en avoir plus, car une prise de décision partagée constitue généralement une meilleure gouvernance.

Les exigences de résidence sont une considération importante pour les « societies » de la Colombie-Britannique. En vertu de la Societies Act, au moins un administrateur d'un organisme non financé par ses membres doit résider habituellement en Colombie-Britannique. Il s'agit d'une exigence provinciale, distincte de toute règle de l'ARC. Les organismes financés par leurs membres qui n'ont qu'un seul administrateur ne sont pas soumis à cette exigence de résidence. Vos administrateurs excédant ce minimum peuvent résider n'importe où dans le monde. Cependant, si vous vous enregistrez plus tard comme organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada, celle-ci exige que la gestion et le contrôle de l'organisme de bienfaisance se fassent au Canada, ce qui signifie habituellement qu'une majorité des administrateurs devraient résider au Canada.

Assurez-vous que les administrateurs potentiels savent qu'ils devraient tenir de bons dossiers, assister régulièrement aux réunions, lire la documentation fournie avant les réunions, poser des questions lorsqu'ils ne comprennent pas quelque chose, et se récuser des décisions où ils ont un conflit d'intérêts. Être administrateur n'est pas qu'un titre. C'est une responsabilité active qui exige un engagement continu.

Étape 5 : Déposer la demande de constitution en ligne

Une fois votre nom réservé, vous pouvez entamer le processus de constitution en ligne. Vous aurez besoin de :

• Une copie de votre énoncé de mission.
• Vos règlements administratifs.
• Les noms et adresses de vos administrateurs.
• L'information indiquant si vous êtes financé par vos membres ou non.
• Une carte de crédit pour payer les frais de dépôt.

Vous recevrez un courriel confirmant la réservation de votre nom. Utilisez-le pour lancer le processus en ligne. Une fois terminé, vous recevrez vos documents de constitution par courriel ou par la poste.

Si votre OBNL est déjà constitué au fédéral, vous devrez aussi vous enregistrer en Colombie-Britannique. Consultez notre guide sur l'enregistrement extraprovincial des OBNL fédéraux en Colombie-Britannique.

Ce que la constitution coûte réellement : au-delà des frais de 30 $

Tout le monde se concentre sur les frais de constitution de 30 $, et oui, c'est bien le coût officiel pour déposer une demande auprès de BC Registry Services. Mais être réaliste quant à vos coûts de démarrage totaux vous aide à mieux planifier et à éviter les surprises.

Réservation de nom : 30 $ de plus si vous choisissez de réserver votre nom avant la constitution. Certaines personnes sautent cette étape et incluent simplement leur nom préféré dans leur demande de constitution, en prenant le risque que le nom ne soit pas approuvé. Réserver le nom au préalable ajoute un peu de coût, mais vous donne la certitude que votre nom est disponible avant d'investir du temps dans la préparation de tous les autres documents.

Frais juridiques : pourraient s'appliquer si vous faites appel à un avocat pour réviser ou rédiger vos règlements. Plusieurs organismes utilisent les règlements modèles de BC Registry Services et les personnalisent sans aide juridique, ce qui réduit les coûts. Mais si votre organisme aura des opérations complexes, des actifs importants ou des besoins de gouvernance inhabituels, dépenser de 500 $ à 1 500 $ pour des conseils juridiques sur vos règlements peut prévenir des problèmes bien plus importants plus tard.

Logiciels de comptabilité ou tenue de livres : devraient être budgétés dès le premier jour. Des logiciels de comptabilité de base comme Wave sont gratuits pour les OBNL. QuickBooks pour les OBNL coûte environ 20 $ par mois. Ou vous pourriez payer un teneur de livres entre 50 $ et 150 $ par mois pour gérer vos comptes, selon votre volume de transactions.

Assurance : particulièrement l'assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants, devrait figurer à votre budget. L'assurance D&O pour un petit OBNL coûte habituellement de 500 $ à 1 500 $ par année, selon la taille de votre budget et vos activités. L'assurance responsabilité civile générale, si vous organisez des événements ou des programmes où des gens pourraient se blesser, ajoute de 500 $ à 2 000 $ par année. Certains organismes ont aussi besoin d'une assurance des biens s'ils possèdent de l'équipement ou louent un espace pour leurs activités.

Frais de dépôt annuels : auprès de BC Registry Services sont actuellement de 40 $ par année pour le rapport annuel. Ce rapport est exigible chaque année et permet à votre organisme de demeurer en règle. Manquer ce dépôt peut entraîner la radiation de votre organisme du registre, alors prévoyez ce coût récurrent.

Honoraires professionnels pour la demande de statut d'organisme de bienfaisance : peuvent être importants si vous décidez de poursuivre ce statut. Certains organismes complètent la demande eux-mêmes, ce qui est gratuit mais chronophage et présente un taux de rejet élevé. Embaucher un avocat spécialisé en droit des organismes de bienfaisance pour s'occuper de la demande coûte habituellement de 3 000 $ à 8 000 $, selon la complexité de votre organisation.

Les coûts de démarrage totaux estimés pour un « society » de base en Colombie-Britannique, sans complications, pourraient se situer entre 500 $ et 1 000 $, incluant les frais de constitution, l'assurance, la mise en place comptable initiale et les fournitures de bureau de base. Pour un organisme prévoyant demander le statut d'organisme de bienfaisance et souhaitant de l'aide juridique pour les règlements et la demande de statut, prévoyez un budget de 5 000 $ à 10 000 $ pour votre première année. Cela peut sembler beaucoup, mais c'est un investissement dans la construction d'une base solide.

L'objectif n'est pas de vous décourager avec ces coûts. L'objectif est de planifier de façon réaliste. Un organisme qui budgète correctement dès le départ a de bien meilleures chances de succès qu'un organisme qui rencontre des dépenses imprévues qu'il ne peut couvrir. Discutez de ces coûts avec vos administrateurs fondateurs et assurez-vous que tout le monde comprend l'engagement financier que représente le démarrage d'un OBNL.

Étape 6 : Ouvrir un compte bancaire pour votre organisme

Maintenant que vous êtes officiellement constitué, vous aurez besoin d'un compte bancaire. Apportez vos documents de constitution à une banque ou une caisse.

Avant d'y aller, discutez avec votre conseil d'administration des contrôles internes. Demandez-vous :

• Qui aura accès au compte?
• Combien de signatures sont nécessaires pour les transactions?
• Y a-t-il une limite en dollars pour les signatures uniques?

Habituellement, seuls les administrateurs ou dirigeants peuvent signer sur le compte, et ils devront présenter deux pièces d'identité.

Comprendre les exigences annuelles de conformité : demeurer en règle

Être constitué n'est que le début. Les « societies » de la Colombie-Britannique ont des exigences de conformité continues qu'elles doivent respecter chaque année pour demeurer en règle auprès de BC Registry Services et, le cas échéant, de l'Agence du revenu du Canada.

Rapport annuel auprès de BC Registry Services

Le dépôt du rapport annuel est requis pour chaque organisme. Ce rapport met à jour les renseignements de votre organisme, y compris les noms et adresses actuels des administrateurs, l'adresse de votre bureau enregistré et la confirmation que votre organisme est toujours actif. Le rapport annuel est exigible une fois par année, et vous pouvez le déposer en ligne par l'entremise de BC Registry Services. Les frais sont actuellement de 40 $. Si vous manquez ce dépôt, votre organisme peut être radié du registre, ce qui signifie que vous perdez votre statut légal et tous les avantages qui accompagnent le fait d'être un organisme constitué.

La date d'échéance de votre rapport annuel est basée sur le mois de votre constitution. Si vous vous êtes constitué en juin, votre rapport annuel est exigible chaque année en juin. BC Registry Services envoie des courriels de rappel à l'adresse courriel au dossier, mais il vous incombe de suivre cette échéance. Inscrivez-la à votre calendrier avec des rappels commençant un mois avant la date d'échéance pour ne pas l'oublier.

Assemblée générale annuelle

Les exigences relatives à l'assemblée générale annuelle dépendent du fait que vous soyez financé par vos membres ou non, et de ce que prévoient vos règlements. La plupart des organismes doivent tenir une assemblée générale annuelle avec leurs membres une fois par année. Lors de cette assemblée, vous présentez habituellement les états financiers, élisez les administrateurs et discutez des activités et des plans de l'organisme. Vos règlements précisent le préavis que les membres doivent recevoir, ce qui constitue le quorum, et quelles affaires doivent être traitées.

États financiers

La préparation des états financiers est requise même si vous êtes un petit organisme avec un budget modeste. Vous devez préparer un état des revenus et dépenses et un état de l'actif et du passif au moins une fois par année. Pour les organismes ayant des revenus de plus de 50 000 $ par année, plusieurs bailleurs de fonds et organismes de réglementation s'attendent à des états financiers préparés par un comptable professionnel. Pour les petits organismes, des états financiers préparés à l'interne peuvent suffire, mais ils doivent tout de même être exacts et complets.

Déclaration T3010

Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, les exigences de production de la T3010 s'appliquent à vous. La T3010 est la déclaration de renseignements annuelle que tous les organismes de bienfaisance enregistrés doivent produire auprès de l'Agence du revenu du Canada. 

Elle est exigible dans les six mois suivant la fin de votre exercice financier. La T3010 demande des renseignements détaillés sur vos revenus, dépenses, administrateurs, activités et programmes caritatifs. La plupart des organismes de bienfaisance ont besoin d'aide professionnelle pour préparer ce formulaire, car il est complexe et des erreurs peuvent entraîner des sanctions de l'ARC, voire la perte du statut d'organisme de bienfaisance.

Pénalités pour non-conformité

Les pénalités pour non-conformité peuvent être sérieuses. Si vous omettez de déposer votre rapport annuel auprès de BC Registry Services, des frais de retard s'appliquent, et éventuellement, votre organisme peut être radié du registre. Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré et omettez de produire votre T3010, l'ARC peut révoquer votre statut d'organisme de bienfaisance, ce qui signifie que vous perdez la capacité d'émettre des reçus fiscaux et votre exonération fiscale. Ces pénalités ne sont pas que théoriques. L'ARC révoque le statut d'organisme de bienfaisance des OBNL qui ne se conforment pas, et BC Registry Services radie les organismes qui ne déposent pas leurs rapports annuels.

Gestion de l'échéancier de conformité

Les considérations d'échéancier comptent pour la planification. Votre rapport annuel à BC Registry Services est exigible dans le mois de votre constitution. Votre assemblée générale annuelle devrait habituellement se tenir dans les quelques mois suivant la fin de votre exercice financier, afin que vous puissiez présenter les états financiers annuels aux membres. Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, votre T3010 est exigible six mois après la fin de votre exercice financier. Jongler avec ces différentes échéances demande de la planification et de l'organisation.

Une bonne gestion du calendrier prévient les problèmes de conformité. Au début de chaque année, asseyez-vous avec votre conseil et établissez toutes vos échéances de conformité. Inscrivez-les dans un calendrier partagé avec des rappels à 60 jours, 30 jours et 7 jours avant chaque échéance. Attribuez la responsabilité de chaque tâche à un administrateur ou dirigeant précis pour que rien ne passe entre les mailles du filet.

Le statut d'organisme de bienfaisance : un processus distinct

Avant d'aller plus loin, il est important de comprendre une distinction juridique clé que cet article maintiendra tout au long : au Canada, un « organisme de bienfaisance enregistré » et un « organisme à but non lucratif » (OBNL) ne sont pas la même chose et ne peuvent être utilisés de façon interchangeable.

OBNL vs organisme de bienfaisance enregistré

Un organisme à but non lucratif fonctionne en vertu de l'alinéa 149(1)l) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Il est exonéré d'impôt s'il est organisé exclusivement pour le bien-être social, l'amélioration civique, le plaisir, les loisirs, ou tout autre but à l'exclusion du profit. Un OBNL n'a pas besoin de s'enregistrer auprès de l'ARC pour revendiquer ce statut, mais il doit respecter chaque année un critère de but et d'affectation des fonds pour le maintenir. Fait crucial, un OBNL ne peut pas émettre de reçus officiels de don aux donateurs.

Un organisme de bienfaisance enregistré fonctionne en vertu de l'article 149.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Il doit présenter une demande à l'ARC pour obtenir le statut enregistré, répondre à l'une des catégories reconnues de fin caritative, et se conformer à des exigences réglementaires continues. Un organisme de bienfaisance enregistré peut émettre des reçus officiels de don, est admissible à des subventions réservées aux organismes de bienfaisance, et est exonéré d'impôt sur le revenu des dons et des revenus de placement.

Une organisation ne peut pas simplement passer d'un statut à l'autre. Ce sont des catégories juridiques distinctes, avec des règles différentes et des obligations différentes. Si votre objectif est d'émettre des reçus fiscaux et d'accéder à du financement réservé aux organismes de bienfaisance, vous devez obtenir le statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC — la constitution en personne morale seule, ou même le statut d'OBNL, n'y suffira pas.

Obtenir le statut fiscal d'organisme de bienfaisance est différent de la constitution. C'est un processus de demande additionnel auprès de l'Agence du revenu du Canada, qui comporte des avantages et des responsabilités importants.

Soyons clairs sur cette distinction. La constitution n'équivaut pas au statut d'organisme de bienfaisance. Lorsque vous constituez un « society » en Colombie-Britannique, vous créez une entité juridique qui peut conclure des contrats, posséder des biens et poursuivre ou être poursuivie. Mais la constitution seule ne vous donne aucun avantage fiscal. Votre organisme paie toujours de l'impôt sur tout revenu qu'il génère, et les donateurs ne peuvent pas obtenir de reçus fiscaux pour leurs dons. Pour obtenir ces avantages, vous avez besoin du statut d'organisme de bienfaisance de l'ARC.

Critères d'admissibilité pour les fins caritatives

Les critères d'admissibilité pour les fins caritatives sont stricts. L'ARC ne reconnaît que certaines fins comme caritatives :

• Le soulagement de la pauvreté — fournir des choses essentielles aux personnes qui ne peuvent se les payer.
• L'avancement de l'éducation — enseigner ou former avec un contenu éducatif, pas simplement toute activité impliquant de l'apprentissage.
• L'avancement de la religion — promouvoir le culte religieux ou l'enseignement de la doctrine religieuse.
• Les autres fins bénéfiques à la communauté — la catégorie fourre-tout qui inclut des choses comme le sport amateur, la protection de l'environnement, le bien-être animal et les activités culturelles, mais seulement si elles procurent un avantage clair au public.

Chacune de ces catégories a un sens précis développé par des centaines d'années de décisions juridiques.

Le processus de demande

Le processus de demande se fait maintenant de façon numérique par l'entremise du portail Mon dossier d'entreprise (MDE) de l'ARC. L'ARC est passée à un processus de demande en ligne, et l'approche standard consiste à présenter une demande par l'entremise du service « Demander à devenir un organisme de bienfaisance enregistré » offert dans MDE. Vous fournirez des renseignements sur vos fins, vos activités, vos administrateurs, vos finances et votre gouvernance. L'ARC veut voir que vos fins sont exclusivement caritatives, que vos activités permettront d'atteindre ces fins, que vous avez une gouvernance adéquate en place pour protéger les actifs caritatifs, et que vous êtes susceptible de pouvoir fonctionner de façon durable. Les demandes papier ne constituent pas le processus standard, et les demandeurs devraient utiliser le portail en ligne.

L'échéancier pour la demande est habituellement de six à douze mois, bien que cela puisse être plus long si l'ARC a des questions ou des préoccupations. Certaines demandes sont approuvées plus rapidement, particulièrement si elles sont simples et que toute la documentation est complète. Les demandes complexes, ou celles où l'ARC a des doutes quant au caractère véritablement caritatif des fins, peuvent prendre dix-huit mois ou même plus.

Raisons de rejet courantes

Les raisons de rejet courantes incluent :

• Des fins qui ne sont pas exclusivement caritatives.
• Des activités qui ne correspondent pas aux fins énoncées.
• Des structures de gouvernance inadéquates.
• Des budgets ou projections financières irréalistes.
• Des conflits d'intérêts parmi les administrateurs.

L'ARC rejette environ 60 % à 65 % des demandes de statut d'organisme de bienfaisance, alors il est important de bien faire les choses du premier coup. Plusieurs organismes embauchent des avocats spécialisés en droit des organismes de bienfaisance pour préparer leurs demandes en raison du taux de rejet élevé.

Exigences de conformité une fois enregistré

Les exigences de conformité de l'ARC, une fois enregistré, sont substantielles. Vous devez :

• Produire une déclaration de renseignements T3010 annuelle dans les six mois suivant la fin de votre exercice financier.
• Émettre des reçus de don dans le format exact précisé par l'ARC, incluant tous les renseignements requis.
• Tenir des livres et registres adéquats montrant toutes les recettes, dépenses, tous les actifs et toutes les activités caritatives.
• Vous assurer qu'au moins 90 % de vos administrateurs n'ont pas de lien de dépendance entre eux.
• Consacrer vos ressources exclusivement à des activités caritatives, ce qui signifie que vous ne pouvez pas exploiter une entreprise à moins que celle-ci ne soit intégrante à vos fins caritatives.

Avantages du statut d'organisme de bienfaisance

Les avantages du statut d'organisme de bienfaisance sont importants. Vous pouvez émettre des reçus officiels de don que les donateurs peuvent réclamer dans leur déclaration de revenus, ce qui augmente considérablement votre potentiel de collecte de fonds. La plupart des donateurs préfèrent appuyer des organismes de bienfaisance enregistrés en raison de cet avantage fiscal. Votre organisme de bienfaisance est exonéré d'impôt sur la plupart des types de revenus, ce qui signifie que vous ne payez pas d'impôt sur le revenu pour les dons, les subventions ou les revenus de placement. Vous devenez admissible à des subventions et à du financement réservés aux organismes de bienfaisance enregistrés. Plusieurs fondations, entreprises et programmes gouvernementaux ne financent que les organismes de bienfaisance enregistrés, ce qui ouvre des portes fermées aux OBNL ordinaires.

Quand le statut d'organisme de bienfaisance a-t-il du sens?

Le moment où le statut d'organisme de bienfaisance a du sens dépend des objectifs et de la capacité de votre organisation. Si vous prévoyez recueillir des fonds de façon importante auprès du public, le statut d'organisme de bienfaisance est presque essentiel, car les donateurs veulent des reçus fiscaux. Si vous demandez des subventions auprès de grands bailleurs de fonds qui n'appuient que les organismes de bienfaisance, vous en aurez besoin. Si vous générez des revenus de placement ou des revenus d'entreprise, l'exonération fiscale peut vous faire économiser des sommes substantielles. Mais si vous êtes un petit club financé par ses membres qui n'a pas besoin de dons externes, le fardeau de conformité du statut d'organisme de bienfaisance pourrait ne pas en valoir la peine.

L'Agence du revenu du Canada (ARC) dispose de tous les détails : ARC — Organismes de bienfaisance et dons. Vous devrez démontrer que la fin de votre organisme est caritative. Consultez également les ressources d'experts canadiens en droit des organismes de bienfaisance, comme celles offertes sur charitylawgroup.ca.

Considérations clés pour un succès à long terme

• Tenue de dossiers : conservez des dossiers exacts de tout — réunions, finances, etc.
• Révisions régulières : vos règlements et votre mission pourraient nécessiter des mises à jour au fil du temps.
• Conseils juridiques : n'hésitez pas à consulter un avocat si vous avez un doute.
• Assurance : envisagez une assurance responsabilité civile pour protéger vos administrateurs et votre organisme.
• Gestion des bénévoles : si vous faites appel à des bénévoles, ayez des politiques claires de recrutement et de formation.
• Communication : tenez vos membres et parties prenantes informés.

Considérations de conformité additionnelles

Protection de la vie privée : La Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique ou, dans certains cas, la législation fédérale sur la protection de la vie privée (LPRPDE) s'applique aux OBNL qui recueillent des renseignements personnels. Cela signifie avoir des politiques de confidentialité, obtenir le consentement avant de recueillir des renseignements, sécuriser adéquatement les renseignements personnels et permettre aux gens d'accéder à leurs renseignements.

Normes d'emploi : si votre organisme grandit au point d'embaucher des employés ou des contractants, vous devez comprendre la législation sur les normes d'emploi. Cela inclut des éléments comme le salaire minimum, les droits aux vacances, le préavis de cessation d'emploi et les contrats de travail. Assurez-vous de comprendre la différence entre employés et contractants — mal classifier un employé comme contractant peut entraîner des pénalités et des impôts rétroactifs.

TPS et TVH : la plupart des organismes de bienfaisance sont exonérés de facturer la TPS/TVH sur leurs services, mais si vous vendez des biens ou exploitez des entreprises dans le cadre de vos activités, vous pourriez devoir vous inscrire. Le seuil d'inscription obligatoire est de 50 000 $ en fournitures taxables par année.

Réglementation sur la collecte de fonds : si vous sollicitez des dons du public, vous devez être véridique dans votre matériel de collecte de fonds et utiliser les dons aux fins décrites. Si vous organisez des tirages ou des loteries, vous aurez besoin d'un permis de jeu délivré par la Gaming Policy and Enforcement Branch.

Permis de jeu : requis si vous organisez des tirages, des bingos ou d'autres jeux de hasard. Les processus de demande et les frais varient selon le type de jeu que vous organisez.

Accessibilité : l'Accessible British Columbia Act exige que les organisations prennent des mesures pour cerner, éliminer et prévenir les obstacles à l'accessibilité, incluant les obstacles liés à l'accès physique, à la communication, à la réception d'information et à l'emploi.

Anti-pourriel : la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) s'applique si vous envoyez des messages électroniques commerciaux, ce qui inclut les appels à la collecte de fonds par courriel. Elle exige d'obtenir le consentement avant d'envoyer de tels messages, d'inclure un mécanisme de désabonnement et d'identifier correctement votre organisation dans tous les messages.

Mettre sur pied un OBNL demande du temps et des efforts, mais c'est une expérience gratifiante. Suivez simplement ces étapes, et vous serez bien parti.

Erreurs courantes à éviter au démarrage de votre « society » en Colombie-Britannique

Apprendre des erreurs des autres coûte moins cher que d'apprendre des siennes. Voici les problèmes les plus fréquents rencontrés par les nouveaux « societies » de la Colombie-Britannique, et comment les éviter.

Confondre la constitution avec le statut d'organisme de bienfaisance

C'est probablement l'erreur la plus fréquente. Les gens pensent que la constitution signifie automatiquement qu'ils peuvent émettre des reçus fiscaux. Ce n'est pas le cas. La constitution et le statut d'organisme de bienfaisance sont des processus complètement distincts. La constitution crée votre entité juridique en vertu de la Societies Act de la Colombie-Britannique. Le statut d'organisme de bienfaisance provient de l'Agence du revenu du Canada et nécessite une demande distincte.

Ne pas tenir de dossiers adéquats

Cela cause des problèmes des années plus tard, quand vous avez besoin de renseignements et ne pouvez les trouver. Des procès-verbaux jamais rédigés, des dossiers financiers non conservés, des listes de membres non mises à jour — ces oublis semblent mineurs sur le coup, mais créent des maux de tête majeurs. Tenez des dossiers adéquats dès le premier jour, même si votre organisme est petit et informel.

Manquer les échéances de dépôt annuel

Cela entraîne des pénalités et potentiellement la perte de votre statut en règle. Fixez des rappels au calendrier, attribuez la responsabilité à des personnes précises, et vérifiez régulièrement ces échéances. Un rapport annuel qui coûte 40 $ et prend 15 minutes à déposer en ligne semble trivial jusqu'à ce que vous l'oubliiez et que votre organisme soit radié du registre.

Contrôles financiers inadéquats

Ne pas exiger une double signature pour les chèques importants, donner l'accès au compte bancaire à trop de personnes, ne pas réconcilier les relevés bancaires chaque mois, ou ne pas réviser les rapports financiers régulièrement — ces lacunes créent des occasions de problèmes. Implémentez des contrôles de base dès le départ, même si votre budget est modeste.

Mauvaise gestion des conflits d'intérêts

Des administrateurs qui votent sur des questions où ils ont des intérêts personnels, des organismes qui font affaire avec des entreprises appartenant à des administrateurs sans divulgation adéquate — ces conflits empoisonnent la gouvernance et peuvent entraîner une responsabilité personnelle pour les administrateurs. Ayez une politique claire sur les conflits d'intérêts.

Ne pas mettre à jour les règlements administratifs

Cela crée de la confusion et des problèmes de gouvernance. À mesure que votre organisme grandit, vous pourriez avoir besoin de structures de gouvernance différentes. Révisez vos règlements tous les quelques années et mettez-les à jour au besoin.

Exercer des activités en dehors de vos fins énoncées

Cela risque de faire perdre le statut d'organisme de bienfaisance si vous êtes enregistré, ou peut causer des problèmes avec les bailleurs de fonds qui vous ont donné de l'argent pour des fins précises. Les activités qui ne correspondent pas à votre mission sont ultra vires. Si vous voulez vous étendre à de nouveaux domaines, modifiez d'abord votre mission.

Ne pas maintenir le nombre minimal d'administrateurs

Cela peut rendre votre organisme incapable de fonctionner. Si vos règlements exigent trois administrateurs et que vous en descendez à deux, vous pourriez ne pas avoir de quorum pour les réunions. Les postes vacants au conseil devraient être comblés rapidement.

Ces erreurs sont toutes évitables avec une bonne planification, de saines pratiques de gouvernance et de l'attention aux détails.

Avez-vous besoin d'aide pour mettre sur pied votre organisme en Colombie-Britannique?

Prenez rendez-vous pour une consultation gratuite de 15 minutes avec notre équipe ici, ou contactez-nous à ask@charitylawgroup.ca ou par téléphone au 416-488-5888

Foire aux questions

Comment démarrer un organisme à but non lucratif en Colombie-Britannique? 

Nous réunissons au moins trois administrateurs, choisissons un nom unique et rédigeons des règlements administratifs pour notre organisme. Nous déposons les documents de constitution en ligne auprès de BC Registry Services, payons les frais de 30 $, et recevons notre certificat de constitution. Après cela, nous ouvrons un compte bancaire et demandons le statut d'organisme de bienfaisance si nécessaire.

Combien coûte l'enregistrement d'un organisme en Colombie-Britannique? 

Nous payons 30 $ pour constituer un organisme par l'entremise de BC Registry Services. C'est le montant de base des frais d'enregistrement. Nous pourrions avoir des coûts additionnels pour la réservation de nom ou de l'aide juridique pour les règlements, mais les frais de constitution de base ne sont que de 30 $.

Quelle est la différence entre un « society » et un OBNL en Colombie-Britannique? 

Nous utilisons « society » comme terme légal en Colombie-Britannique pour désigner les organismes à but non lucratif. Un « society » est constitué en vertu de la Societies Act de la Colombie-Britannique et fonctionne à des fins caritatives ou communautaires. Tous les « societies » sont sans but lucratif, mais certains OBNL utilisent d'autres structures juridiques, comme la constitution fédérale.

Quelles sont les étapes pour démarrer légalement un organisme sans but lucratif en Colombie-Britannique? 

Nous suivons ces étapes : réunir les administrateurs fondateurs, réserver le nom de notre organisme, rédiger des règlements administratifs, déposer les documents de constitution en ligne, payer les frais d'enregistrement et recevoir notre certificat. Ensuite, nous ouvrons un compte bancaire et traitons les exigences additionnelles, comme les demandes de statut d'organisme de bienfaisance.

Quelles sont les règles et la réglementation régissant les organismes à but non lucratif au Canada, particulièrement en Colombie-Britannique? 

Nous suivons la Societies Act de la Colombie-Britannique pour la constitution et les opérations continues. Celle-ci couvre les responsabilités des administrateurs, les exigences relatives aux réunions et les rapports annuels. Pour le statut d'organisme de bienfaisance, nous suivons aussi les règles de l'Agence du revenu du Canada. La Societies Act a été mise à jour en mai 2023 avec de nouvelles exigences.

Des non-résidents du Canada peuvent-ils être administrateurs d'un « society » de la Colombie-Britannique? 

Oui, les « societies » de la Colombie-Britannique n'exigent pas que les administrateurs soient citoyens ou résidents canadiens. Vos administrateurs peuvent résider n'importe où dans le monde, et leurs adresses peuvent être à l'extérieur du Canada. Cependant, si vous vous enregistrez plus tard comme organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada, celle-ci exige que la gestion et le contrôle de l'organisme de bienfaisance se fassent au Canada, ce qui signifie habituellement qu'une majorité des administrateurs devraient résider au Canada.

Comment dissoudre un « society » en Colombie-Britannique? 

Dissoudre un « society » de la Colombie-Britannique nécessite une résolution spéciale adoptée par les membres lors d'une assemblée générale. Vous devez régler toutes les dettes, distribuer les actifs restants à une autre organisation admissible ayant des fins similaires (et non aux membres ou administrateurs), et déposer les documents de dissolution auprès de BC Registry Services. Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré, vous devez aussi aviser l'Agence du revenu du Canada et suivre ses exigences pour la distribution des actifs caritatifs.

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