Lettres patentes et statuts constitutifs au Canada : quelle est la différence?

Si vous songez à fonder un organisme de bienfaisance ou un organisme à but non lucratif (OBNL) au Canada, particulièrement en Ontario, vous avez probablement déjà entendu les termes « statuts constitutifs » et « lettres patentes ». Ces expressions peuvent sembler synonymes, mais elles ne le sont pas — et comprendre la différence entre les lettres patentes et les statuts constitutifs est essentiel pour assurer la conformité juridique et la bonne gouvernance de votre organisme.

Que vous soyez en train de constituer un nouvel OBNL, de faire la transition d'un organisme existant en vertu de la LOBNL de l'Ontario (ONCA), ou de présenter une demande d'enregistrement d'organisme de bienfaisance auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC), il est important de savoir quel document constitutif s'applique à votre organisme, car cela a une incidence sur tout, de la structure du conseil d'administration aux procédures de modification. Dans ce guide, nous expliquons ce que signifient ces termes, en quoi ils diffèrent, et ce qu'il faut savoir sur la constitution des OBNL au fédéral et au provincial au Canada.

Cet article porte principalement sur les régimes fédéral et ontarien. Il est toutefois important de noter que les OBNL québécois sont assujettis à un régime distinct, soit la Loi sur les entreprises sans but lucratif (ESBL), qui impose ses propres exigences de modernisation. Nous abordons ce régime plus en détail dans une section dédiée ci-dessous. 

Que sont les lettres patentes?

Les lettres patentes constituent une façon désuète de constituer légalement un OBNL. Avant 2010, il s'agissait du document juridique délivré par le gouvernement lorsque la constitution d'un OBNL était approuvée en Ontario. On peut les comparer à un certificat de naissance : elles donnaient une existence légale à votre organisme.

Le mot « patente » vient d'une expression latine signifiant « lettre ouverte ». On les appelle ainsi parce qu'il s'agit d'un document public. Le gouvernement s'en sert pour démontrer qu'il a autorisé un groupe ou une société à exister.

Quel est le but des lettres patentes?

Les lettres patentes avaient pour but de créer une entité juridique. Elles précisaient :

• Qui a fondé l'organisme
• Quels sont ses objectifs (par exemple aider la communauté, sensibiliser le public ou offrir des services)
• Qui le dirige (les administrateurs)
• Quelles règles il doit suivre
• Les règles de modification de la structure de l'organisme
• Les restrictions relatives à sa dissolution

Pour les organismes de bienfaisance, les lettres patentes comprenaient aussi les fins de bienfaisance, soit les objectifs précis que l'organisme doit respecter pour demeurer enregistré comme organisme de bienfaisance auprès de l'ARC.

Les statuts constitutifs sont-ils la même chose que les lettres patentes?

Pas tout à fait. Les statuts constitutifs ont remplacé les lettres patentes lorsque de nouvelles lois sont entrées en vigueur.

• Pour les OBNL ontariens, la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif de l'Ontario (ONCA) est entrée en vigueur en octobre 2021. Depuis, les nouveaux OBNL doivent utiliser des statuts constitutifs plutôt que des lettres patentes. Les organismes qui n'ont pas effectué la transition avant l'échéance de l'ONCA (le 19 octobre 2024) risquaient une dissolution administrative, bien que certaines prolongations aient été accordées.
• Pour les OBNL fédéraux, la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL) a remplacé l'ancien régime en 2011. Cela signifie que les organismes de bienfaisance et les OBNL constitués au fédéral utilisent désormais eux aussi des statuts constitutifs.

Ainsi, si vous fondez aujourd'hui un OBNL, vous n'utiliserez plus de lettres patentes. Toutefois, si votre organisme a été créé avant l'entrée en vigueur de ces nouvelles lois, il se peut que vous ayez encore des lettres patentes au dossier. C'est pourquoi les deux termes sont encore employés, même si un seul est désormais utilisé pour les nouvelles demandes.

Que sont les statuts constitutifs?

Les statuts constitutifs sont la version moderne des lettres patentes. Il s'agit d'un formulaire que vous devez soumettre :

• à Corporations Canada, si vous souhaitez constituer votre OBNL à l'échelle fédérale, ou
• à ServiceOntario, si vous constituez un OBNL en Ontario

Ce document comprend des renseignements semblables à ceux des lettres patentes :

• La dénomination sociale de votre organisme
• La mission ou l'objet de l'OBNL ou de l'organisme de bienfaisance
• La structure (qui sont les administrateurs, où se trouve le siège social, etc.)
• Toute règle ou restriction particulière

Une fois la demande approuvée, votre organisme existe officiellement comme OBNL ou organisme de bienfaisance légalement constitué. Vous pouvez alors ouvrir des comptes bancaires, embaucher du personnel, présenter des demandes de subvention et, s'il y a lieu, demander l'enregistrement comme organisme de bienfaisance.

Le régime québécois : la Loi sur les entreprises sans but lucratif (ESBL)

Le portrait présenté ci-dessus concerne les régimes fédéral et ontarien. Le Québec suit toutefois son propre parcours législatif, distinct de celui de l'ONCA et de la LCOBNL.

Depuis octobre 2023, les OBNL québécois sont régis par la Loi sur les entreprises sans but lucratif (ESBL), qui a remplacé l'ancienne partie III de la Loi sur les compagnies. Ce changement s'inscrit dans la même logique de modernisation que la transition vécue en Ontario et au fédéral : les organismes constitués sous l'ancien régime doivent voir leurs documents mis à jour pour respecter les nouvelles exigences.

Sur le plan terminologique, il est important de noter une nuance propre au Québec. Alors que l'expression « statuts constitutifs » est bien comprise et couramment utilisée dans les contextes fédéral et ontarien, le terme juridique précis en vertu de l'ESBL est « statuts de constitution ». Les deux expressions ne créeront pas de confusion chez le lecteur, mais l'emploi du terme « statuts de constitution » lorsqu'il est question spécifiquement du régime québécois démontre une précision que les clients basés au Québec sauront apprécier.

Ce que les OBNL québécois doivent savoir :

• Les organismes constitués avant l'entrée en vigueur de l'ESBL pourraient encore détenir des lettres patentes ou d'anciens statuts délivrés sous la partie III de la Loi sur les compagnies
• Une mise à jour des documents constitutifs peut être nécessaire pour assurer la conformité avec l'ESBL
• Les statuts de constitution québécois doivent, comme ailleurs au Canada, énoncer clairement les fins de bienfaisance lorsque l'organisme demande ou détient un statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC
• Les règlements administratifs devraient également être révisés afin de s'harmoniser avec les exigences de gouvernance de l'ESBL

Si votre organisme est établi au Québec, il est recommandé de vérifier lequel de ces régimes s'applique à votre situation et de consulter un avocat spécialisé en droit de la bienfaisance avant d'entreprendre toute démarche de mise à jour.

L'incidence des lettres patentes et des statuts constitutifs sur l'enregistrement d'un organisme de bienfaisance auprès de l'ARC

Que votre organisme soit régi par des lettres patentes ou par des statuts constitutifs a une incidence directe sur son enregistrement comme organisme de bienfaisance auprès de l'ARC. Voici ce qu'il faut savoir :

Les fins de bienfaisance doivent être énoncées clairement

Les deux types de documents doivent contenir les fins de bienfaisance de votre organisme, c'est-à-dire les objectifs précis qui font en sorte que votre organisme est admissible au statut d'organisme de bienfaisance en vertu du droit canadien. L'ARC exige que ces fins relèvent d'une ou de plusieurs des quatre catégories de bienfaisance reconnues :

• L'aide aux personnes défavorisées
• L'avancement de l'éducation
• L'avancement de la religion
• D'autres fins profitant à la collectivité

Exigences de l'ARC relatives aux fins de bienfaisance

Lors de la rédaction des lettres patentes ou des statuts constitutifs d'un organisme de bienfaisance, les fins de bienfaisance doivent être :

• Exclusivement caritatives : votre organisme ne peut pas avoir de fins non caritatives mêlées à ses objectifs
• Précises et claires : un langage vague comme « faire de bonnes œuvres » ne répond pas aux normes de l'ARC
• Conformes sur le plan juridique : les fins doivent respecter les définitions actuelles du droit de la bienfaisance

Erreurs courantes dans la rédaction des fins de bienfaisance

De nombreux organismes rencontrent des problèmes lorsque leurs documents constitutifs contiennent :

• Des fins trop larges ou trop vagues
• Des activités non caritatives énoncées comme des fins (comme des activités politiques)
• Des fins pouvant profiter à des particuliers plutôt qu'au public
• Un langage qui ne correspond pas à l'interprétation que fait l'ARC des fins de bienfaisance

La transition de vos documents constitutifs

Si vous faites la transition des lettres patentes vers des statuts constitutifs, vous n'avez généralement pas à présenter une nouvelle demande d'enregistrement auprès de l'ARC. Vous devez toutefois :

• Veiller à ce que vos fins de bienfaisance demeurent essentiellement les mêmes
• Aviser l'ARC de tout changement apporté à vos documents constitutifs
• Soumettre vos statuts mis à jour à l'ARC dans les délais prescrits
• Maintenir la cohérence entre vos statuts et votre déclaration de renseignements annuelle T3010

Si vous apportez des changements importants à vos fins de bienfaisance pendant la transition, consultez d'abord un avocat spécialisé en droit de la bienfaisance : des modifications importantes peuvent nécessiter l'approbation de l'ARC pour que votre organisme conserve son statut d'enregistrement.

Principales différences entre les lettres patentes et les statuts constitutifs

Comprendre les différences pratiques entre ces deux types de documents constitutifs permet de saisir pourquoi la transition des lettres patentes vers des statuts constitutifs offre des avantages considérables :

Souplesse en matière de gouvernance

Lettres patentes :

• Précisent souvent un nombre exact d'administrateurs (par exemple « sept administrateurs »)
• Structure du conseil rigide
• Souplesse limitée pour la croissance de l'organisme

Statuts constitutifs :

• Permettent une taille de conseil variable (par exemple « minimum de 3, maximum de 15 administrateurs »)
• Structures de gouvernance plus adaptables
• Plus faciles à ajuster à mesure que l'organisme évolue

Processus de modification

Lettres patentes :

• Nécessitent des lettres patentes supplémentaires pour la plupart des changements
• Procédures de modification plus complexes et plus coûteuses
• Approbation gouvernementale requise pour les changements structurels

Statuts constitutifs :

• Peuvent être modifiés par résolution spéciale dans la plupart des cas
• Processus de modification plus simple et plus rapide
• Mise à jour plus économique

Caractéristiques de gouvernance moderne

Lettres patentes :

• Dispositions limitées pour les réunions électroniques
• Procédures de procuration et de vote désuètes
• Peuvent ne pas tenir compte des pratiques actuelles de bonne gouvernance

Statuts constitutifs :

• Autorisent expressément les réunions et les votes électroniques
• Droits des membres et exigences d'avis modernes
• Dispositions intégrées conformes aux normes de gouvernance actuelles

Protection de la responsabilité des administrateurs

Lettres patentes :

• Comportent souvent peu de clauses d'indemnisation précises
• Dispositions relatives à la responsabilité parfois désuètes

Statuts constitutifs :

• Comprennent des protections d'indemnisation modernes pour les administrateurs
• Dispositions claires relatives aux devoirs et à la responsabilité des administrateurs
• Meilleure harmonisation avec les protections actuelles du droit des sociétés

Exigences en matière de reddition de comptes

Lettres patentes :

• Peuvent être assujetties à des régimes de reddition de comptes plus anciens
• Exigences de divulgation moins normalisées

Statuts constitutifs :

• Exigences de dépôt annuel claires et normalisées
• Reddition de comptes uniforme pour tous les organismes régis par la même loi
• Meilleurs systèmes de suivi de la conformité

Dois-je me préoccuper des lettres patentes?

Si vous fondez un nouvel OBNL, probablement pas. Vous utiliserez plutôt des statuts constitutifs.

Mais si vous faites déjà partie d'un organisme de bienfaisance créé avant 2011 (au fédéral) ou avant 2021 (en Ontario), votre organisme pourrait encore être régi par des lettres patentes. Cela signifie que :

• Vous devriez examiner vos lettres patentes et vos règlements administratifs
• Vous devrez peut-être mettre à jour vos documents pour respecter les lois actuelles
• Vous devrez peut-être passer au nouveau régime (ce qu'on appelle la « transition en vertu de l'ONCA » en Ontario, ou la « prorogation » au fédéral)

Comment passer des lettres patentes aux statuts constitutifs

Si votre organisme est encore régi par des lettres patentes, la transition vers des statuts constitutifs — appelée « prorogation » — est une étape importante pour assurer la conformité et moderniser votre structure de gouvernance.

Pourquoi faire la transition?

La transition des lettres patentes vers des statuts constitutifs offre plusieurs avantages :

• Conformité juridique : respecter les exigences provinciales ou fédérales actuelles
• Souplesse en matière de gouvernance : adopter des pratiques de gouvernance modernes, comme les réunions électroniques
• Modifications simplifiées : apporter des changements futurs plus facilement et à moindre coût
• Meilleure indemnisation : protéger vos administrateurs grâce à des dispositions de responsabilité à jour
• Structure plus claire : bénéficier d'un langage juridique normalisé et actuel

Exigences de transition en vertu de l'ONCA (Ontario)

Pour les OBNL ontariens, l'échéance de transition en vertu de l'ONCA était le 19 octobre 2024. Les organismes qui n'ont pas respecté cette échéance risquaient une dissolution administrative, bien que certains aient obtenu des prolongations. Si votre organisme n'a pas encore fait la transition :

• Communiquez immédiatement avec ServiceOntario ou avec un avocat spécialisé en droit de la bienfaisance
• Déposez vos statuts de modification ou de prorogation
• Mettez à jour vos règlements administratifs pour vous conformer à l'ONCA
• Assurez-vous que vos fins de bienfaisance demeurent conformes aux exigences de l'ARC

Processus de prorogation au fédéral

Pour les OBNL fédéraux régis par des lettres patentes, le processus de prorogation comprend :

• Le dépôt de statuts de prorogation auprès de Corporations Canada
• L'adoption de nouveaux règlements administratifs conformes à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif
• L'adoption de résolutions spéciales lors d'une assemblée des membres
• La mise à jour de vos fins de bienfaisance, au besoin

Quels documents doivent être mis à jour

Lors de la transition, vous devrez généralement mettre à jour :

• Les statuts de prorogation ou de modification : votre nouveau document constitutif
• Les règlements administratifs : ils doivent être conformes à la loi en vigueur (ONCA ou loi fédérale sur les OBNL)
• Les fins de bienfaisance : examinées et confirmées conformes aux normes de l'ARC
• Le registre des membres : mis à jour selon les nouvelles exigences
• Le registre des administrateurs : conforme aux nouvelles normes

Coûts et délais

Le processus de prorogation comprend généralement :

• Frais de dépôt gouvernementaux : de 155 $ à 330 $, selon la juridiction
• Honoraires juridiques : de 2 000 $ à 5 000 $ ou plus, selon la complexité
• Délais : de 2 à 6 mois entre le début et la fin du processus, selon l'état de préparation de l'organisme

Les organismes dont la structure est complexe, qui comptent plusieurs catégories de membres ou dont les fins de bienfaisance sont particulières, pourraient avoir besoin de plus de temps et d'un accompagnement juridique plus soutenu.

Faire appel à un conseiller juridique

La transition des lettres patentes vers des statuts constitutifs est un processus juridique qui touche la structure fondamentale de votre organisme. Il est recommandé de faire appel à un avocat spécialisé en droit de la bienfaisance, qui peut :

• Examiner vos lettres patentes et vos règlements administratifs actuels
• Rédiger des statuts de prorogation conformes
• Veiller à ce que vos fins de bienfaisance respectent les exigences de l'ARC
• Accompagner votre conseil d'administration dans les résolutions et les assemblées requises
• Déposer tous les documents nécessaires auprès des autorités gouvernementales

Erreurs courantes à éviter

En matière de lettres patentes et de statuts constitutifs, les organismes commettent fréquemment les erreurs suivantes :

Ne pas respecter les échéances de transition

De nombreux OBNL ontariens ont manqué l'échéance de transition en vertu de l'ONCA, ce qui a entraîné une dissolution administrative ou une course contre la montre pour se conformer à la dernière minute. Surveillez toujours les échéances réglementaires et planifiez votre transition longtemps à l'avance.

Modifier les fins de bienfaisance sans l'approbation de l'ARC

Si vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré qui fait la transition vers des statuts constitutifs, ne modifiez pas substantiellement vos fins de bienfaisance sans consulter l'ARC. Des changements importants pourraient compromettre votre statut d'enregistrement.

Présumer que les lettres patentes se convertissent automatiquement

Les lettres patentes ne se transforment pas automatiquement en statuts constitutifs. Vous devez déposer les documents de prorogation ou de modification appropriés auprès du gouvernement pour compléter la transition.

Ne pas mettre à jour les règlements administratifs

Faire la transition de votre document constitutif sans mettre à jour vos règlements administratifs crée des incohérences. Vos règlements administratifs doivent être harmonisés avec vos nouveaux statuts constitutifs et conformes à la loi en vigueur.

Ne pas faire appel à un conseiller juridique

Les transitions de sociétés sont des processus juridiques complexes. Les organismes qui tentent de faire la transition eux-mêmes se retrouvent souvent avec des documents non conformes, manquent des dépôts requis ou créent des problèmes de gouvernance coûteux à corriger par la suite.

Négliger les exigences relatives à l'approbation des membres

La prorogation exige généralement l'adoption d'une résolution spéciale par les membres. Le fait de ne pas aviser adéquatement les membres, de ne pas tenir les assemblées requises ou de ne pas atteindre le seuil de vote nécessaire peut invalider votre transition.

En résumé

Pour résumer simplement : les lettres patentes sont l'ancienne version, et les statuts constitutifs sont la nouvelle version d'une même idée — constituer légalement votre OBNL ou votre organisme de bienfaisance.

Si vous ne savez pas ce que possède votre organisme, ou si vous partez de zéro, laissez-nous vous aider. Bien faire les choses dès le départ — ou effectuer la transition correctement — est essentiel pour diriger un organisme de bienfaisance prospère qui respecte à la fois les exigences gouvernementales et celles de l'ARC.

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Que vous souhaitiez vous conformer à l'ONCA ou fonder un nouvel OBNL, nous vous accompagnons à chaque étape.

Foire aux questions

Les lettres patentes constituaient l'ancien document juridique servant à fonder des OBNL avant 2010 en Ontario. Les statuts constitutifs les ont remplacées en vertu des lois fédérales et provinciales modernes.

Comprendre ces documents aide à clarifier la façon dont les OBNL canadiens sont légalement constitués aujourd'hui.

Que sont les lettres patentes au Canada?

Les lettres patentes étaient les documents originaux utilisés pour constituer des OBNL et des sociétés au Canada, leur conférant une existence légale. Il s'agissait de documents publics contenant des renseignements clés comme le nom de l'organisme, son objet et ses règles. En Ontario, elles ont été utilisées jusqu'en 2010; au fédéral, jusqu'en 2011. Les organismes ayant une structure plus ancienne peuvent encore être régis par des lettres patentes, mais pourraient devoir mettre à jour leurs documents pour se conformer aux lois actuelles.

Que sont les statuts constitutifs au Canada?

Les statuts constitutifs sont désormais les documents juridiques standards pour créer des OBNL et des sociétés au Canada. Ils sont déposés soit auprès de Corporations Canada, soit auprès de ServiceOntario, selon que l'organisme est constitué au fédéral ou au provincial. Les statuts comprennent des renseignements importants sur le nom, l'objet, la structure et les règles de l'organisme. Une fois approuvé, l'organisme devient une entité juridique et peut fonctionner officiellement.

Qu'est-ce qu'un certificat de constitution au Canada?

Un certificat de constitution est le document officiel délivré par le gouvernement une fois que vos statuts constitutifs sont approuvés. Il confirme le statut juridique de votre organisme et comprend des renseignements comme la date et le numéro de constitution. Ce certificat est souvent requis pour ouvrir des comptes bancaires ou exercer des activités au Canada.

Que sont les statuts d'association au Canada?

Les statuts d'association ne sont pas couramment utilisés en droit canadien. Le Canada utilise plutôt les statuts constitutifs, qui remplissent la même fonction, soit établir la structure et les règles d'une société. Certains organismes plus anciens pourraient encore avoir des statuts d'association, mais la plupart utilisent des statuts constitutifs accompagnés de règlements administratifs pour leur gouvernance.

Quelles sont les formes de statuts d'association?

Le Canada n'utilise pas les statuts d'association comme norme. Les documents habituels sont les statuts constitutifs, les règlements administratifs et, parfois, des politiques et procédures. Ensemble, ces documents établissent la structure et la gouvernance d'une société, les formes précises variant selon qu'il s'agisse d'une constitution fédérale ou provinciale.

Quelles sont les répercussions des lettres patentes et des statuts constitutifs sur la gouvernance et la structure d'une société canadienne?

Les lettres patentes et les statuts constitutifs créent tous deux le cadre juridique d'une société, en établissant son objet et ses règles. Les lettres patentes correspondent souvent à une structure de gouvernance plus ancienne, qui pourrait devoir être mise à jour pour se conformer aux lois actuelles. Les statuts constitutifs offrent plus de souplesse, comme une taille de conseil variable et le vote électronique. La transition vers des statuts constitutifs peut moderniser la gouvernance et assurer la conformité aux exigences juridiques actuelles.

Dois-je convertir mes lettres patentes en statuts constitutifs?

Si votre organisme est constitué en Ontario et a été formé avant octobre 2021, vous deviez faire la transition vers des statuts constitutifs en vertu de l'ONCA avant le 19 octobre 2024. Les organismes qui ont manqué cette échéance risquent une dissolution administrative. Pour les OBNL fédéraux formés avant 2011, la prorogation en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif est fortement recommandée, bien qu'aucune échéance stricte ne soit imposée. La transition offre une plus grande souplesse de gouvernance et assure la conformité au droit des sociétés en vigueur.

Les OBNL québécois sont-ils assujettis aux mêmes règles que l'Ontario ou le fédéral?

Non. Depuis octobre 2023, les OBNL québécois sont régis par la Loi sur les entreprises sans but lucratif (ESBL), et non par l'ONCA ou la LCOBNL. Le terme juridique précis pour désigner leur document constitutif est « statuts de constitution ». Les organismes québécois constitués sous l'ancien régime devraient vérifier si une mise à jour de leurs documents est requise pour se conformer à l'ESBL. 

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